Nowoczesny system rejestracji czasu pracy dla firm
MWP HR PRO to system rejestracji czasu pracy, który łączy odbicia pracowników z harmonogramami, urlopami, korektami, delegacjami i przygotowaniem danych do rozliczeń. Pracownicy rejestrują wejście i wyjście kartą RFID lub NFC na tablecie z Androidem, w aplikacji z kontrolą wyznaczonego obszaru albo przez zeskanowanie kodu QR w swojej aplikacji.
System rejestracji czasu pracy zastępuje papierowe listy i ręczne liczenie godzin
Papierowa lista obecności, arkusz z godzinami i poprawki przesyłane mailem mogą działać przy małym zespole. Problem pojawia się wtedy, gdy firma pracuje zmianowo, ma kilka lokalizacji, pracowników terenowych albo rozlicza różne typy umów. System RCP zbiera dane w trakcie pracy i pokazuje wpisy wymagające reakcji, zanim rozpocznie się zamknięcie miesiąca.
Najczęstsze problemy bez systemu rejestracji czasu pracy
- Wiele godzin miesięcznie poświęcanych na składanie ewidencji z kartek, maili i arkuszy
- Nadgodziny, praca nocna i dodatki sprawdzane ręcznie przy każdym rozliczeniu
- Wnioski urlopowe zgłaszane przez SMS, telefon albo wiadomość do kilku osób
- Brak jednej aktualnej informacji, kto jest w pracy, kto się spóźnił i gdzie brakuje odbicia
- Korekty wykonywane po fakcie bez czytelnej historii przyczyny i osoby zatwierdzającej
Co porządkuje nowoczesny system RCP
- Bieżący widok obecności, czasu pracy i wpisów wymagających korekty
- Jedne, skonfigurowane zasady dla harmonogramów, nadgodzin, pracy nocnej i wyjątków
- Wnioski urlopowe i decyzje kierownika w aplikacji lub panelu webowym
- Weryfikację miejsca odbicia przy pracy terenowej, jeżeli firma korzysta z geolokalizacji
- Dane przygotowane do sprawdzenia przez kadry lub przekazania do używanego programu
System RCP, urlopy i rozliczenia czasu pracy w jednym obiegu
MWP HR PRO jest gotowym systemem rejestracji czasu pracy dla firm, które chcą uruchomić RCP szybciej niż przy budowie rozwiązania od zera. Wszystkie aplikacje korzystają z jednych danych, a zasady harmonogramów, odbić, korekt i rozliczeń konfigurujemy zgodnie ze sposobem pracy organizacji.
Rejestracja czasu pracy na zwykłym tablecie
Zwykły tablet z Androidem może działać jako terminal RCP. Pracownik przykłada kartę do wbudowanego czytnika NFC albo czytnika RFID podłączonego przez USB. Tablet może też wyświetlać kod QR skanowany przez pracownika w jego aplikacji. Firma nie musi kupować kosztownych terminali przemysłowych, jeżeli warunki pracy nie wymagają specjalnie wzmacnianego sprzętu.
Aplikacja do rejestracji czasu pracy w telefonie
Pracownik terenowy może rozpocząć i zakończyć pracę w aplikacji w wyznaczonych obszarach. System weryfikuje lokalizację i zapisuje ją przy odbiciu. Ta metoda sprawdza się między innymi u kierowców, techników, serwisantów i ekip pracujących u klientów.
Funkcje systemu uruchamiane według potrzeb firmy
System obejmuje rejestrację czasu pracy, harmonogramy, urlopy, delegacje, zadania i rozliczenia. Kolejność konfiguracji dopasowujemy do organizacji, aby pracownicy otrzymali najpierw funkcje potrzebne w codziennej pracy.
Rejestracja i ewidencja czasu pracy pracowników w jednym systemie
Odbicie jest początkiem procesu. System łączy je z harmonogramem, nieobecnością, korektą, zadaniem i okresem rozliczeniowym. Dzięki temu kierownik i kadry pracują na danych zapisanych podczas wykonywania pracy, zamiast odtwarzać miesiąc po jego zakończeniu.
Obecność pracowników i sprawy wymagające reakcji
Pulpit pokazuje obecnych pracowników, czas pracy zespołu, frekwencję oraz wpisy wymagające poprawy. Kierownik widzi aktualny stan bez pytania kadr o listę obecności.
- Skróty do rejestracji czasu, pracowników, harmonogramów, urlopów i rozliczeń
- Alerty dotyczące brakującego wyjścia, spóźnienia, konfliktu albo wpisu wymagającego korekty
- Wykres czasu pracy zespołu bez ręcznego tworzenia kolejnego raportu
Wnioski urlopowe, salda i decyzje bez maili i kartek
Pracownik składa wniosek w aplikacji do zarządzania własnym czasem pracy. Kierownik otrzymuje powiadomienie w aplikacji do zarządzania pracownikami i czasem pracy, a HR widzi saldo, historię decyzji i wpływ nieobecności na harmonogram w panelu webowym.
- Urlop wypoczynkowy, na żądanie, bezpłatny, opieka, urlop okolicznościowy i inne typy skonfigurowane w organizacji
- Filtrowanie po pracowniku, dziale, typie nieobecności i zakresie dat
- Historia decyzji z datą, osobą zatwierdzającą i zmianami wniosku
Grafik pracy i czas zadań w tym samym systemie
System łączy harmonogram pracownika z rzeczywistymi odbiciami oraz czasem przeznaczonym na zadania i zlecenia. Firma może oddzielnie analizować obecność, czas operacyjny i dane potrzebne do rozliczenia kosztu pracy.
- Harmonogramy zmianowe, brygady i przypisania pracowników
- Zadania, etapy, checklisty i czas przypisany do konkretnego zlecenia
- Integracja z używanym programem kadrowym lub księgowym może zostać przygotowana na zamówienie
Trzy sposoby rejestracji czasu pracy
Pracownik może odbić czas kartą RFID lub NFC na tablecie z Androidem, bezpośrednio w aplikacji pracownika w wyznaczonym obszarze albo przez zeskanowanie w swojej aplikacji kodu QR wyświetlonego na tablecie w hali lub w aplikacji lidera zespołu podczas pracy w terenie. Wszystkie odbicia trafiają do jednego systemu RCP. Zobacz także wdrożenie systemu rejestracji czasu pracy w firmie.
Odbicie kartą na tablecie z Androidem
Tablet działa jako terminal RCP. Pracownik przykłada kartę do wbudowanego czytnika NFC albo czytnika RFID podłączonego przez USB. Odbicia mogą zostać zapisane w lokalnej kolejce i zsynchronizowane po odzyskaniu połączenia. System nie nalicza osobnej opłaty za każdy terminal.
Odbicie w aplikacji pracownika z geolokalizacją
Pracownik może rozpocząć i zakończyć pracę w swojej aplikacji. Przy pracy terenowej odbicie jest możliwe w wyznaczonych obszarach, a system weryfikuje i zapisuje lokalizację. W tej samej aplikacji pracownik sprawdza harmonogram, historię czasu pracy, urlopy, delegacje, zadania i wpisy wymagające korekty.
Skanowanie kodu QR z tabletu lub aplikacji lidera
Na hali kod QR może być wyświetlony na tablecie. Przy pracy terenowej pokazuje go lider zespołu w swojej aplikacji. Pracownik skanuje kod własną aplikacją, a system zapisuje odbicie w tym samym obiegu czasu pracy.
Prosta aplikacja do rejestracji czasu pracy
Jedne zasady dla odbić, harmonogramów i rozliczeń
System zachowuje dokładne godziny wejścia i wyjścia, a następnie stosuje skonfigurowane zasady zaokrągleń, harmonogramów, nadgodzin, pracy nocnej, urlopów, delegacji i dodatkowych składników. Wpisy z brakującym wyjściem albo inną niezgodnością nie są automatycznie uznawane za prawidłowe. Trafiają do korekty i weryfikacji przez uprawnioną osobę.
Dwie proste aplikacje: dla pracownika oraz dla kierownika i HR
Aplikacja pracownika służy do rejestrowania czasu, sprawdzania harmonogramu, składania wniosków, obsługi zadań i podglądu własnych danych. Aplikacja do zarządzania pracownikami i czasem pracy daje kierownikowi oraz HR dostęp do zespołu, akceptacji, alertów, harmonogramów, raportów i rozliczeń zgodnie z uprawnieniami.
Wdrożenie systemu rejestracji czasu pracy w 2 do 4 tygodni
Zakres i tempo zależą od liczby pracowników, lokalizacji, metod odbić, harmonogramów, polityk czasu pracy i potrzebnych integracji. Standardowe wdrożenie obejmuje konfigurację organizacji, import danych, uruchomienie aplikacji oraz testy z użytkownikami.
Rozmowa o procesie i konfiguracja
- analiza obecnego sposobu rejestrowania i ewidencjonowania czasu pracy
- struktura działów, ról, kierowników i uprawnień
- zasady harmonogramów, odbić, korekt i wyjątków
- typy umów i reguły potrzebne do przygotowania rozliczeń
Import pracowników i danych
- pracownicy z pliku albo obecnej ewidencji
- salda urlopów i aktywne nieobecności
- działy, stanowiska, brygady i kierownicy
- logowanie firmowe, jeżeli ma zostać uruchomione
Tablet, karty i aplikacje
- uruchomienie zwykłych tabletów jako terminali rejestracji czasu pracy
- przypisanie kart RFID lub NFC i konfiguracja kodów QR
- instalacja aplikacji pracownika oraz aplikacji dla kierownika i HR
- konfiguracja miejsc pracy i weryfikacji lokalizacji odbić
Testy i uruchomienie produkcyjne
- szkolenie osób odpowiedzialnych za HR i rozliczenia
- szkolenie kierowników oraz osób zatwierdzających
- krótki instruktaż dla pracowników korzystających z terminala i aplikacji
- start produkcyjny, sprawdzenie pierwszych odbić i wsparcie po uruchomieniu
Prosty cennik systemu rejestracji czasu pracy
Subskrypcja obejmuje do 10 aktywnych pracowników. Powyżej tej liczby opłata rośnie o stałą kwotę za każdego kolejnego pracownika.
Pełny system rejestracji czasu pracy
+10 zł miesięcznie za każdego aktywnego pracownika powyżej 10 osób.
- System RCP, harmonogramy, urlopy, delegacje, zadania i rozliczenia czasu pracy
- Panel webowy dla kierownika i HR, aplikacja pracownika oraz aplikacja dla kierownika
- Zwykły tablet jako terminal NFC lub RFID albo ekran kodu QR bez dodatkowej opłaty za urządzenie
- Konfiguracja reguł czasu pracy i typów umów w zakresie uzgodnionym podczas wdrożenia
- Hosting w UE, kopie zapasowe, wsparcie techniczne i aktualizacje
Wdrożenie systemu RCP / wycena indywidualna
Koszt wdrożenia zależy od liczby pracowników, lokalizacji, harmonogramów, reguł rozliczeń, importu danych oraz potrzebnych integracji. Wyceniamy go po rozmowie o sposobie pracy firmy.
Najczęstsze pytania o system RCP
Jak pracownicy mogą rejestrować czas pracy?
System oferuje trzy sposoby odbicia: kartę RFID lub NFC na tablecie z Androidem, aplikację pracownika z geolokalizacją w wyznaczonych obszarach oraz kod QR wyświetlany na tablecie lub w aplikacji lidera zespołu i skanowany przez pracownika w jego aplikacji.
Czy system rejestracji czasu pracy działa na zwykłym tablecie?
Tak. Tablet z Androidem może działać jako terminal RCP z wbudowanym czytnikiem NFC albo czytnikiem RFID podłączonym przez USB. Może też wyświetlać kod QR skanowany przez pracownika w jego aplikacji.
Co się dzieje, gdy pracownik zapomni odbić wyjście?
System wykrywa otwarty wpis po zakończeniu okna pracy i oznacza go jako wymagający korekty. Nie nalicza automatycznie niepotwierdzonych godzin. Uprawniona osoba poprawia wpis z uzasadnieniem, a zmiana pozostaje w historii.
Czy system RCP obsługuje pracę zmianową, umowy zlecenie i B2B?
Tak. System obsługuje harmonogramy, brygady, zmiany oraz różne polityki umów. Reguły czasu pracy, nieobecności, dodatków i rozliczeń są konfigurowane dla organizacji i weryfikowane przez osoby odpowiedzialne za kadry.
Czym różni się aplikacja pracownika od aplikacji dla kierownika i HR?
Aplikacja pracownika służy do odbić, harmonogramu, wniosków, zadań, delegacji i podglądu własnego czasu pracy. Aplikacja dla kierownika i HR pozwala zarządzać zespołem, akceptować wnioski, reagować na alerty, kontrolować harmonogramy i przygotowywać dane do rozliczeń.
Sprawdź system rejestracji czasu pracy na przykładzie swojej firmy
Pokaż nam, jak pracownicy rejestrują dziś wejścia, wyjścia, pracę terenową i nieobecności. Sprawdzimy, które metody RCP najlepiej pasują do hali, biura, magazynu lub zespołu mobilnego oraz jaki zakres konfiguracji będzie potrzebny.