Automatyczne rozliczanie czasu pracy - jak to działa w praktyce?

Tak, czas pracy można rozliczać automatycznie, jeżeli system łączy odbicia pracownika, grafik, nieobecności oraz zasady wynagradzania obowiązujące w firmie.

Nie wystarczy jednak kupić czytnika kart i pod koniec miesiąca nacisnąć przycisk „policz”. Czytnik wie tylko, że pracownik przyłożył kartę o 5:57 i ponownie o 14:12. Nie wie jeszcze, czy zmiana zaczynała się o 6:00, czy wcześniejsze wejście jest płatne, czy 12 minut po zmianie to nadgodziny i jak firma wynagradza pracę nocną.

Do automatycznego rozliczenia potrzebne są trzy elementy:

1. sposób zapisania, kiedy pracownik rozpoczął i zakończył pracę;
2. zasady, według których firma wynagradza pracowników;
3. system, który połączy jedno z drugim i policzy wynik.

Pierwszym elementem może być system RCP, czytnik RFID, kod QR, aplikacja z GPS albo inne rozwiązanie zapisujące wejścia i wyjścia. Drugim są reguły firmy: grafiki, stawki, nadgodziny, dodatki nocne, urlopy, L4, delegacje i wszystkie ustalenia, które wpływają na wypłatę. Trzecim jest silnik rozliczeń.

To właśnie silnik rozliczeń zamienia zapis:

Jan Kowalski rozpoczął pracę o 5:57 i zakończył ją o 14:12

na informację:

8 godzin czasu podstawowego, 12 minut poza grafikiem do zatwierdzenia, brak spóźnienia, bez dodatku nocnego.

A jeżeli zasady firmy pozwalają naliczyć także kwoty:

8 godzin według stawki pracownika oraz ewentualny dodatek po zatwierdzeniu pracy poza grafikiem.

Na tym polega automatyczne rozliczanie czasu pracy. System nie tylko pokazuje, kiedy pracownik się odbił. Rozumie również, jak firma chce ten czas policzyć.

1. Odbicie pracownika
2. Grafik i nieobecności
3. Zasady rozliczenia
4. Wynik i wyjątki

Sam system RCP nie rozlicza jeszcze pracownika

System RCP odpowiada na proste pytanie:

O której pracownik rozpoczął i zakończył pracę?

To nie jest jeszcze odpowiedź na pytanie:

Ile należy mu za ten dzień naliczyć?

Między odbiciem a wypłatą znajduje się kilka rzeczy, o których system musi wiedzieć:

• jaki grafik miał pracownik;
• jaki ma rodzaj umowy;
• według jakiej stawki jest rozliczany;
• czy firma płaci za wcześniejsze wejście;
• czy praca po zmianie wymaga zgody kierownika;
• kiedy obowiązuje pora nocna;
• czy pracownik był na urlopie, L4 albo w delegacji;
• czy w danym dniu przypadało święto;
• czy obowiązuje dodatek, premia albo inna zasada firmy.

Dlatego wiele wdrożeń wygląda dziś tak, że jeden system zbiera wejścia i wyjścia, a drugi program kadrowo-płacowy dopiero je interpretuje. Godziny są przenoszone przez plik albo integrację, następnie sprawdzane i dopiero wtedy używane do naliczenia wynagrodzenia.

Da się to zautomatyzować. Trzeba tylko połączyć rejestrację czasu z regułami rozliczeń.

Kiedy automatyczne rozliczenia są proste?

Najłatwiej jest w firmie, w której wszyscy:

• pracują na podobnych zasadach;
• mają stałe grafiki;
• używają jednego sposobu rejestracji czasu;
• nie mają nietypowych dodatków;
• nie pracują na wielu stawkach;
• nie wyjeżdżają w delegacje;
• nie rozliczają czasu na zlecenia i projekty.

W takim przypadku system porównuje wejście i wyjście z grafikiem, liczy zwykłe godziny, nadgodziny i pracę nocną, a następnie przygotowuje wynik dla kadr.

Problem w tym, że w produkcji, montażach, magazynach i pracy terenowej rzadko wszystko jest tak proste.

Jedna grupa pracuje na umowie o pracę. Inna jest rozliczana godzinowo na zleceniu. Część zespołu ma stałą miesięczną kwotę, a część indywidualną stawkę. Jedni pracują na hali, inni jadą na montaż. Firma płaci dodatkowo za noc, wyjazd, weekend albo konkretny rodzaj pracy. Nadgodziny czasami wynikają z grafiku, a czasami muszą zostać zatwierdzone przez kierownika.

Wtedy zwykłe „liczba godzin razy stawka” przestaje wystarczać.

Co musi umieć silnik rozliczeń?

Silnik rozliczeń to zestaw zasad zapisanych w systemie.

Nie musi wyglądać jak program dla księgowego. Z punktu widzenia firmy powinien po prostu znać odpowiedzi na kilka pytań.

Kiedy pracownik miał pracować?

System potrzebuje grafiku albo informacji, że dana osoba pracuje bez stałego harmonogramu.

Dzięki temu wie, czy odbicie o 6:07 oznacza spóźnienie, normalne rozpoczęcie pracy czy wejście poza planem.

Jak liczyć zwykły czas pracy?

Firma może zdecydować między innymi:

• czy liczyć dokładne minuty;
• czy stosować zaokrąglenie;
• czy uwzględniać wcześniejsze wejście;
• czy odliczać określoną przerwę;
• jak traktować częściowy dzień.

Dokładna godzina odbicia powinna pozostać zapisana. Zaokrąglenie wpływa na rozliczenie, ale nie powinno usuwać informacji, kiedy pracownik naprawdę się odbił.

Jak liczyć pracę poza grafikiem?

System może wykryć, że pracownik został dłużej. Nie zawsze powinien jednak automatycznie uznać ten czas za zatwierdzoną nadgodzinę.

Jeżeli firma wymaga zgody kierownika, system może:

1. policzyć czas poza grafikiem;
2. pokazać go kierownikowi;
3. po zatwierdzeniu naliczyć odpowiedni składnik.

Dzięki temu menedżer nie musi liczyć minut ręcznie, ale nadal podejmuje decyzję, czy praca rzeczywiście była potrzebna.

Jak liczyć noc, weekendy i święta?

System może podzielić jedną zmianę na zwykły czas, pracę nocną i czas przypadający w dniu szczególnym.

Przykładowo zmiana od 18:00 do 2:00 nie jest jednym ośmiogodzinnym blokiem. Część może być zwykłą pracą, a część przypadać na porę nocną określoną w firmie.

Jak rozliczać różne umowy?

Ten sam czas może zostać rozliczony inaczej dla różnych pracowników.

Przykłady:

• stawka godzinowa;
• stawka dzienna;
• stała kwota za miesiąc;
• osobna stawka pracownika;
• dodatek za noc;
• dodatek za delegację;
• inne zasady dla umowy o pracę, zlecenia i B2B.

Dlatego reguły powinny być przypisane do konkretnej osoby albo grupy pracowników, a nie ustawione raz dla całej firmy.

Jak wygląda automatyczne rozliczenie zwykłego dnia?

Załóżmy, że pracownik ma zmianę od 6:00 do 14:00.

Odbił wejście o 5:57 i wyjście o 14:12.

Firma ma następujące zasady:

• czas przed rozpoczęciem zmiany nie jest automatycznie płatny;
• osiem godzin zgodnych z grafikiem to czas podstawowy;
• praca po zmianie wymaga zatwierdzenia kierownika;
• godziny naliczane są według indywidualnej stawki pracownika.

System może od razu przygotować taki wynik:

• czas podstawowy: 8 godzin;
• czas poza grafikiem: 12 minut;
• status 12 minut: oczekuje na decyzję;
• kwota podstawowa: wyliczona według stawki;
• brak błędu w odbiciu.

Kierownik widzi tylko jedną rzecz do sprawdzenia: 12 minut po zmianie.

Jeżeli je zatwierdzi, system dopisuje czas i odpowiedni składnik. Jeżeli odrzuci, podstawowe osiem godzin pozostaje bez zmian.

Kadrowa nie przepisuje godzin z kartki i nie liczy różnicy między komórkami w Excelu. Dostaje gotowy wynik oraz listę kilku przypadków wymagających wyjaśnienia.

Co się dzieje, gdy pracownik zapomni odbić wyjście?

To jeden z najważniejszych testów każdego systemu.

Pracownik odbił wejście o 6:00, ale nie odbił wyjścia. System nie wie, czy zakończył pracę o 14:00, 14:30 czy może wyszedł wcześniej.

Zły automat przyjmuje pełną zmianę i udaje, że wszystko się zgadza.

Dobry system:

• oznacza wpis jako niekompletny;
• nie nalicza niepotwierdzonego czasu;
• pokazuje brak pracownikowi, kierownikowi albo kadrom;
• pozwala wpisać właściwą godzinę;
• wymaga podania powodu korekty;
• zachowuje historię zmiany.

Po poprawieniu wpisu system ponownie liczy cały dzień według tych samych zasad.

W ten sposób kadrowa nie szuka błędów wśród setek poprawnych dni. Dostaje krótką listę wejść i wyjść, które naprawdę trzeba uzupełnić.

Urlop, L4 i delegacja też wpływają na rozliczenie

Brak odbicia nie zawsze oznacza błąd.

Pracownik może być:

• na urlopie;
• na L4;
• w delegacji;
• w dniu wolnym;
• na zmianie zaplanowanej w innych godzinach.

Jeżeli system RCP nie ma połączenia z nieobecnościami i grafikami, każdy taki dzień wygląda podobnie: brak wejścia i brak wyjścia.

Po połączeniu modułów system zna przyczynę.

W dniu zatwierdzonego urlopu nie tworzy błędu RCP. L4 rozlicza według przypisanych zasad. Delegację może połączyć z czasem pracy, etapami wyjazdu, kosztami i dodatkiem delegacyjnym.

To właśnie dlatego automatyczne rozliczenia nie powinny być osobnym kalkulatorem uruchamianym raz w miesiącu. Powinny korzystać z informacji, które powstają podczas codziennej pracy.

Wnioski, salda i decyzje o nieobecnościach Kalendarz łączący grafik, obecność i nieobecności

Kadrowa powinna dostać wynik, a nie kolejne źródło do sprawdzania

Najprostszy cel automatyzacji brzmi:

na koniec okresu system pokazuje, ile czasu i jakie składniki naliczył każdemu pracownikowi, a osobno wskazuje niekompletne lub sporne przypadki.

Kadrowa powinna widzieć przy pracowniku między innymi:

• liczbę zwykłych godzin;
• czas nocny;
• nadgodziny;
• urlopy i L4;
• delegacje;
• zastosowaną stawkę;
• naliczone dodatki;
• korekty;
• kwotę wynikającą z czasu pracy i skonfigurowanych zasad;
• ostrzeżenia wymagające decyzji.

Jeżeli końcowe rozliczenie wynagrodzenia powstaje w osobnym programie, zatwierdzony wynik może zostać do niego przekazany. Program płacowy może dalej policzyć podatki, składki ZUS i pozostałe elementy wynagrodzenia.

Najważniejsze jest to, że osoba naliczająca wypłatę nie zaczyna od surowych godzin. Dostaje już policzony czas, składniki i wyjaśnione wyjątki.

Pracownik powinien widzieć to samo

Automatyczne rozliczenia przynoszą największą zmianę wtedy, gdy wynik nie jest ukryty wyłącznie w panelu kadr.

Pracownik powinien móc sprawdzić:

• swoje wejścia i wyjścia;
• łączny czas pracy;
• wpis wymagający poprawy;
• zatwierdzoną korektę;
• naliczone składniki;
• kwotę wynikającą z czasu pracy i zasad przypisanych do jego umowy.

Dzięki temu ewentualna różnica wychodzi od razu, a nie dopiero po wypłacie.

Pracownik widzi, że system policzył osiem zwykłych godzin, dwie godziny nocne albo konkretny dodatek. Jeżeli brakuje wyjścia, może zareagować, zanim kadry zamkną miesiąc.

To nie oznacza, że pracownik może sam dowolnie zmienić rozliczenie. Widzi jednak tę samą historię, na której pracuje kierownik i kadrowa.

Pracownik widzi swój czas pracy i aktualny stan dnia

Jak wdrożyć automatyczne rozliczenia, gdy firma ma już RCP?

Nie zawsze trzeba wymieniać działający system rejestracji czasu pracy. Jeżeli chcesz wrócić do podstaw, zobacz też, jak działa system rejestracji czasu pracy.

Jeżeli obecny program potrafi przekazać:

• pracownika;
• godzinę rozpoczęcia;
• godzinę zakończenia;
• informację o korekcie;
• terminal albo miejsce odbicia;

można połączyć go z osobnym silnikiem rozliczeń.

Połączenie może działać przez integracje albo regularny import pliku. System rozliczeniowy pobiera odbicia, łączy je z grafikami, nieobecnościami i zasadami firmy, a następnie przygotowuje wynik.

Największe ograniczenie pojawia się wtedy, gdy obecny RCP zapisuje tylko prostą listę skanów albo usuwa dokładne godziny po zaokrągleniu. Im mniej informacji udostępnia, tym więcej wyjątków trzeba później uzupełniać ręcznie.

A co, jeżeli firma nie ma dobrego RCP?

Najpierw trzeba zapewnić prosty sposób rozpoczęcia i zakończenia pracy.

Może to być:

• karta RFID lub NFC na tablecie z Androidem, również przez czytnik USB;
• aplikacja pracownika z geolokalizacją w wyznaczonych obszarach;
• kod QR wyświetlany na tablecie na hali albo w aplikacji lidera i skanowany przez pracownika w jego aplikacji.

Nie ma znaczenia, czy pracownik używa karty, kodu czy telefonu. Dla rozliczenia liczy się to, aby system jednoznacznie zapisał:

• kto rozpoczął pracę;
• kiedy ją rozpoczął;
• kiedy ją zakończył;
• gdzie powstało odbicie;
• czy zapis jest kompletny.

Dopiero na tym można zbudować automat.

Dlaczego w MWP HR PRO połączyliśmy RCP i rozliczenia?

MWP HR PRO powstał podczas tworzenia rozwiązań dla firm, w których zwykła lista obecności nie rozwiązywała problemu.

Odbicia były w jednym systemie. Grafik w arkuszu. Urlopy w wiadomościach. Delegacje w dokumentach. Kadrowa pod koniec miesiąca zbierała wszystko i próbowała ustalić, ile naprawdę należy policzyć każdej osobie.

Sam czytnik działał poprawnie, ale po odczytaniu karty kończyła się jego praca.

Dlatego w MWP HR PRO rejestracja czasu i silnik rozliczeń korzystają z tej samej platformy.

System łączy:

• odbicia RFID, NFC, QR i GPS;
• harmonogramy i brygady;
• urlopy i L4;
• delegacje;
• rodzaje umów;
• indywidualne stawki;
• zasady firmy;
• dodatki;
• zadania i zlecenia;
• korekty;
• akceptacje;
• wynik widoczny dla pracownika.

Własne zasady firmy

W HR PRO można przygotować osobne polityki dla różnych grup i typów umów.

Polityka może określać między innymi:

• model godzinowy, dzienny albo okresowy;
• stawkę domyślną;
• indywidualną stawkę pracownika;
• sposób naliczania nadgodzin;
• godziny pory nocnej;
• sposób naliczania dodatku nocnego;
• płatność urlopu i L4;
• zasady delegacji;
• własne składniki wynagrodzenia;
• datę, od której nowe zasady obowiązują.

System nie próbuje zmieścić każdej firmy w jednym gotowym schemacie. Zasady mogą odzwierciedlać sposób, w jaki organizacja faktycznie rozlicza swoich ludzi.

Automatyczne liczenie i krótka lista wyjątków

Po utworzeniu okresu rozliczeniowego HR PRO zestawia dla każdego dnia:

• grafik;
• wejście i wyjście;
• urlop albo L4;
• delegację;
• święto;
• zasady przypisane do pracownika.

Poprawne dni liczy automatycznie.

Niekompletne wpisy, brak stawki, konflikt grafiku albo ręczna korekta tworzą ostrzeżenie. Takiego rozliczenia nie można bezmyślnie zatwierdzić, dopóki uprawniona osoba nie sprawdzi problemu.

Proces może przejść przez:

1. przygotowanie wyniku;
2. sprawdzenie przez kierownika;
3. sprawdzenie przez HR;
4. zatwierdzenie;
5. zamknięcie okresu.

Jeżeli zamknięty okres trzeba później poprawić, musi zostać ponownie otwarty z podaniem przyczyny. System zachowuje kolejną wersję i historię zmian.

Kadrowa zna kwotę, pracownik również

HR PRO może wyliczyć kwotę wynikającą z przepracowanego czasu, stawki i włączonych składników.

Kadrowa widzi:

• z czego powstała kwota;
• jakie godziny zostały policzone;
• które dodatki naliczono;
• czy występuje urlop, L4 lub delegacja;
• jakie korekty wykonano;
• które wpisy nadal wymagają uzupełnienia.

Pracownik widzi swoją aktualną wersję rozliczenia w aplikacji MWP Pracownik.

Nie musi czekać na wypłatę, aby dowiedzieć się, że brakuje mu wyjścia albo system nie uwzględnił zatwierdzonej zmiany. Może sprawdzić własny czas, składniki i wynik wcześniej.

Pełne naliczenie podatków, ZUS oraz listy płac może nadal odbywać się w używanym przez firmę programie kadrowo-płacowym. HR PRO dostarcza mu zatwierdzony czas i kwoty wynikające z zasad pracy, zamiast surowej listy odbić.

Jak wygląda wdrożenie w praktyce?

Nie trzeba zaczynać od pisania wielkiej dokumentacji.

1. Uruchamiamy sposób rejestracji pracy

Jeżeli firma ma działający RCP, sprawdzamy możliwość pobierania odbić.

Jeżeli nie ma, wybieramy jedną z trzech metod: RFID lub NFC na tablecie, aplikację pracownika z geolokalizacją albo kod QR skanowany przez pracownika.

2. Wprowadzamy grafik i nieobecności

System musi wiedzieć, kiedy pracownik miał pracować oraz czy w danym dniu był na urlopie, L4 albo w delegacji.

Bez tego każde odstępstwo wygląda jak błąd.

3. Zapisujemy zasady wynagradzania

Nie przepisujemy całego regulaminu słowo w słowo. Ustalamy, jak system ma policzyć najczęstsze sytuacje:

• normalny dzień;
• spóźnienie;
• wcześniejsze wejście;
• pracę po zmianie;
• noc;
• weekend;
• urlop;
• L4;
• delegację;
• różne typy umów.

Jeżeli firma ma własny dodatek albo wyjątek, dodajemy go do zasad lub przygotowujemy odpowiednią funkcję.

4. Porównujemy pierwszy okres

Przez pierwszy okres wynik systemu warto porównać z dotychczasowym rozliczeniem.

Sprawdzamy, skąd wynikają różnice. Czasem trzeba poprawić konfigurację. Czasem okazuje się, że firma wcześniej rozliczała podobne przypadki na kilka różnych sposobów.

Po uzgodnieniu zasad kolejne okresy wymagają już głównie sprawdzenia wyjątków.

Czy da się zautomatyzować całe rozliczenie?

W większości powtarzalnych przypadków - tak.

System może sam:

• zebrać odbicia;
• porównać je z grafikiem;
• rozpoznać urlop, L4 i delegację;
• policzyć zwykły czas;
• podzielić pracę na nocną i dzienną;
• naliczyć skonfigurowane dodatki;
• zastosować stawkę pracownika;
• wyliczyć kwotę;
• wskazać niekompletne dni;
• przygotować wynik dla kadr i pracownika.

Nie powinien sam zgadywać:

• o której pracownik wyszedł;
• czy nieuzgodniona praca po grafiku była potrzebna;
• dlaczego grafik nie zgadza się z odbiciem;
• czy nietypowy przypadek należy zatwierdzić.

Dobry system automatyzuje to, co wynika z ustalonych zasad. To, czego nie da się rozstrzygnąć bez wiedzy człowieka, pokazuje właściwej osobie do decyzji.

Właśnie dzięki temu automatyczne rozliczenia naprawdę oszczędzają czas. Kadrowa nie poprawia całego miesiąca. Poprawia kilka konkretnych wejść i wyjść, których system nie mógł bezpiecznie policzyć.

Najważniejsze pytanie nie brzmi: jaki raport otrzymamy?

Najważniejsze pytanie brzmi:

Czy system potrafi przejść od odbicia pracownika do kwoty, którą rozumie kadrowa i sam pracownik?

Jeżeli po drodze nadal trzeba przepisywać godziny, szukać urlopów w wiadomościach i pytać kierowników o każdą nadgodzinę, proces nie jest automatyczny.

Automatyczne rozliczanie czasu pracy zaczyna działać wtedy, gdy:

• pracownik rejestruje pracę prostą czynnością;
• zasady firmy są zapisane w systemie;
• poprawne dni liczą się same;
• błędne wpisy trafiają do poprawy;
• kadrowa dostaje gotowe godziny i kwoty;
• pracownik widzi, jak został rozliczony.

MWP HR PRO łączy te elementy w jednej platformie. Może też zostać połączony z innym systemem RCP, jeżeli firma chce zachować obecne czytniki.

Najczęstsze pytania