System TMS dla firm transportowych i spedycyjnych z Łowicza
Zlecenie przychodzi w PDF-ie albo mailu, biuro przepisuje trasę, kierowca przesyła CMR, a księgowość czeka na komplet danych. MWP TMS porządkuje ten obieg od przyjęcia zlecenia do faktury i pokazuje przewidywany wynik, zanim transport zostanie zamknięty.
Pokaż zlecenie, które najdłużej czeka na fakturę
Na jednym przykładzie sprawdzimy, gdzie powstają powtórne wpisy, brak dokumentu albo koszt, którego nikt nie widzi na czas.
Biuro traci czas nie na trasie, lecz między mailem, CMR i rozliczeniem
Informacja przechodzi przez spedytora, dyspozytora, kierowcę, administrację i księgowość. Każda osoba zna swój fragment, ale bez wspólnego statusu trudno szybko odpowiedzieć: czy dokument wrócił, czy można fakturować, czy polisa jest ważna i jaki jest przewidywany wynik danego kursu.
Dedykowany TMS ma sens wtedy, gdy standardowy program nie odzwierciedla sposobu pracy biura i wymaga równoległych arkuszy. Celem nie jest kolejne miejsce do wpisania numeru zlecenia, tylko ponowne użycie danych przy trasie, dokumentach, fakturze i rozliczeniu.
te same dane są przepisywane z PDF-u do systemu, arkusza i dokumentu dla kierowcy;
status zlecenia nie pokazuje, czy wrócił CMR i kto czeka na kolejny krok;
trasa, opłaty, fracht, cena podwykonawcy i wynik są liczone w osobnych miejscach;
terminy polis, badań technicznych i tachografów są pilnowane ręcznie;
faktura oraz rozliczenie kierowcy powstają dopiero po zebraniu informacji z kilku źródeł.
Od zlecenia w PDF-ie do wyniku transportu
MWP TMS może prowadzić transport własną flotą i zlecenia spedycyjne. Zakres dopasowujemy do tego, co w firmie rzeczywiście różni się od gotowych rozwiązań.
Odczyt i weryfikacja zlecenia
AI może odczytać PDF lub wklejony tekst i przygotować propozycję kontrahenta, NIP-u, trasy, dat, ładunku, frachtu, waluty oraz numerów rejestracyjnych. Użytkownik weryfikuje dane przed zapisem.
Trasa i sposób realizacji
Zlecenie otrzymuje punkty załadunku i rozładunku, kierowcę, pojazd i naczepę albo podwykonawcę w przypadku spedycji.
Koszt i prognozowana marża
Integracja trasowa może obliczyć dystans, czas i opłaty drogowe. Dla spedycji wynik wynika z frachtu i ceny przewoźnika. Ujemny prognozowany wynik można wychwycić przed zatwierdzeniem.
Dokumenty i status
Przy zleceniu są przechowywane PDF, CMR, uwagi i informacje potrzebne do faktury. Status pokazuje, czego brakuje i kto powinien zareagować.
Faktura i waluta
Dane kontrahenta, fracht, kurs, termin płatności i rachunek bankowy mogą przejść do faktury bez ponownego wpisywania.
Rozliczenie i raport
Właściciel widzi obrót i przewidywany wynik dla okresu, a rozliczenie kierowcy korzysta z tych samych zleceń.
Zakres TMS dobieramy do modelu pracy biura
Własna flota
Zlecenia, pojazdy, naczepy, kierowcy, podwójna obsada, terminy dokumentów, trasy, koszty i rozliczenia.
Spedycja
Podwykonawca, cena zakupu transportu, dane zewnętrznej floty, dokumenty oraz wynik liczony jako fracht pomniejszony o koszt przewoźnika.
Fakturowanie i finanse
Faktury jedno- i wielopozycyjne, waluty, kursy, rachunki bankowe i przekazywanie danych do używanego narzędzia księgowego w uzgodnionym zakresie.
Terminy floty i kierowców
System może pilnować badań technicznych, polis OC i AC, tachografów oraz dokumentów kierowców i pokazywać zbliżające się terminy.
Lokalny model współpracy
Rozmowa w biurze transportowym w Łowiczu lub zdalnie
MWP Solutions ma siedzibę w Skierniewicach. Z firmą z Łowicza możemy spotkać się na miejscu i przejść przez przykłady z prawdziwego tygodnia pracy. Dalszą konfigurację, testy i szkolenia możemy realizować hybrydowo.
Kiedy dedykowany TMS ma przewagę
- biuro obsługuje własną flotę i spedycję w jednym procesie;
- gotowy TMS nie obejmuje ważnych statusów, dokumentów albo sposobu fakturowania;
- zespół nadal prowadzi arkusze z kosztami, terminami lub CMR;
- firma chce wdrożyć pierwszy fragment – na przykład zlecenia, dokumenty i faktury – zamiast całego systemu naraz.
Kiedy gotowy TMS może być lepszy
Jeżeli firma realizuje niewiele powtarzalnych kursów, a standardowy TMS pokrywa proces bez dodatkowych arkuszy, rozwiązanie pudełkowe może być tańsze i szybsze. System dedykowany powinien rozwiązywać realne wyjątki, a nie zastępować działający program tylko dla samej zmiany.
Najczęstsze pytania
Czy system obsługuje własną flotę i spedycję?
Tak. Zlecenie może być realizowane własnym pojazdem i kierowcą albo przekazane podwykonawcy. Sposób realizacji zmienia widoczne pola, koszty i dokumenty.
Czy AI samo zapisuje dane z PDF-u?
Nie. AI przygotowuje propozycję danych, którą użytkownik weryfikuje. Dopiero zatwierdzona wersja staje się zleceniem.
Czy TMS może pilnować terminów floty?
Tak. Zakres może obejmować badania techniczne, polisy OC i AC, tachografy oraz inne dokumenty pojazdów, naczep i kierowców.
Czy można połączyć TMS z księgowością?
Tak, jeżeli używany system udostępnia odpowiedni sposób wymiany danych. Ustalamy, jakie dokumenty i statusy mają przechodzić oraz w którym momencie.
Czy MWP HR PRO przyda się firmie transportowej?
Może obsługiwać czas pracy, urlopy, nieobecności, delegacje, harmonogramy i aplikację pracownika. TMS i HR PRO można wdrażać osobno, a połączyć wtedy, gdy wspólne dane są rzeczywiście potrzebne.
Pokaż zlecenie, przy którym najczęściej brakuje CMR, kosztu albo odpowiedzi
Przejdziemy od dokumentu klienta do faktury. Sprawdzimy, które dane można wykorzystać ponownie i jaki pierwszy zakres najbardziej odciąży biuro operacyjne oraz księgowość.