Audyt systemu ERP - dlaczego część operacji nadal odbywa się w Excelu?

Firma ma wdrożony system ERP. Księgowość wystawia w nim dokumenty, magazyn prowadzi kartoteki, zamówienia mają swoje numery. Mimo to zakupy prowadzą własną listę, kierownik projektu ma arkusz kosztów, a raport dla zarządu powstaje z ręcznego sklejenia kilku arkuszy.

Sam Excel nie jest problemem. Do szybkiej analizy albo sprawdzenia wariantu jest lepszy niż większość systemów. Problem zaczyna się wtedy, gdy arkusz prowadzi powtarzalny proces, a do ERP przepisuje się dane po fakcie, żeby wystawić dokument albo zamknąć miesiąc.

Audyt ERP ma odpowiedzieć na trzy pytania:

1. Które operacje odbywają się poza systemem?
2. Dlaczego pracownicy wykonują je właśnie tam?
3. Czy rozwiązaniem jest konfiguracja, integracja, dodatkowy moduł, zmiana procesu czy wymiana ERP?

Trzecie pytanie jest najważniejsze i najczęściej odpowiadamy na nie inaczej, niż firma się spodziewa.

Kiedy Excel jest w porządku, a kiedy staje się drugim systemem

Arkusz jest właściwym narzędziem, gdy służy do jednorazowej analizy, symulacji albo porównania scenariuszy. Wtedy uzupełnia ERP i nie próbuje go zastępować. Idealnie, jeżeli pracownik generuje go jednym przyciskiem z samego ERP, bo tak właśnie ten system powinien działać.

Inaczej jest wtedy, gdy arkusz jest tak naprawdę podstawą procesu, a system, który powinien ten proces prowadzić, albo nie ma takiej funkcji, albo ma jej wariant bardziej uciążliwy niż zwykła tabela.

Często obserwujemy to przy organizacji zakupów i przypisywaniu kosztów do zleceń. Dział zakupów i księgowość opierają się na współdzielonym Excelu: zakupy uzupełniają, co kupują, na jakiej platformie i za jaką kwotę, a księgowość przepisuje te dane do ERP, wprowadzając faktury kosztowe. To dość łagodny przykład, bo teoretycznie wszystko jest w porządku. Dane są w systemie, niczego nie brakuje. Na czym więc polega problem?

Na tym, że dwa działy wykonują tę samą pracę dwa razy. To jest bardzo często ukryty koszt ERP albo systemu innej klasy, który ma pomagać w pracy, ale nie pokrywa do końca procesu w przedsiębiorstwie i zmusza pracowników do wynalezienia własnego rozwiązania, żeby wszystko dalej działało.

Arkusz sam w sobie nie jest przyczyną problemu. Jest jego objawem.

Dlaczego zespół omija ERP

Najgorsze pytanie, jakie można zadać na starcie audytu, brzmi: czy pracownicy prawidłowo korzystają z systemu. Znacznie więcej mówi inne: dlaczego akurat w tym miejscu Excel jest wygodniejszy niż ERP.

Odpowiedź zwykle sprowadza się do jednej z pięciu rzeczy.

System nie obsługuje wyjątku, który zdarza się regularnie

Podstawowy przebieg działa, dopóki klient nie zmieni zamówienia, dostawa nie przyjedzie w częściach albo koszt nie przekroczy budżetu. Jeżeli nietypową sytuację trzeba załatwić mailem lub arkuszem, użytkownicy z czasem przenoszą tam także zwykłe przypadki, żeby mieć cały proces w jednym miejscu.

Dlatego audyt nie może sprawdzać wyłącznie standardowego obiegu. Wyjątki są tym, co realnie wypycha pracę poza system.

Operacja wymaga zbyt wielu kroków

Funkcja może istnieć, ale jej wykonanie wymaga otwarcia kilku ekranów, wyszukania kartoteki i uzupełnienia pól, których pracownik do swojej pracy nie potrzebuje. Jeżeli to samo da się zrobić jednym wpisem w arkuszu, zespół wybierze szybszą drogę i będzie miał rację.

Najczęściej spotykamy się z tym na hali, w magazynie i w terenie. Interfejs został zaprojektowany bez zwrócenia uwagi na realną pracę magazynu i ekip monterskich. Menedżerowie często nie rozumieją problemu: dlaczego pracownicy mają system, a z niego nie korzystają? Odpowiedź leży w samej pracy. Najprościej jest spróbować wykonywać dany proces samemu przez godzinę czy dwie i sprawdzić, co irytuje, czy system działa płynnie i czy pracownik nie musi wypełniać miliona pól, gdy jego realne obowiązki są pod dużą presją czasu.

Pracownik wpisuje to, co system już wie

Dane klienta są w CRM, numer projektu jest w zamówieniu, a pozycje są w zaakceptowanej ofercie. A użytkownik i tak przepisuje je do kolejnego formularza.

To jest dla nas podstawowe kryterium oceny systemu. Jeżeli informację da się pobrać z dokumentu, innego modułu, KSeF albo istniejącej kartoteki, pracownik nie powinien wpisywać jej drugi raz. Ręczny input ma sens dopiero wtedy, gdy nie da się tej informacji wiarygodnie zdobyć inaczej. Każdy system w swoim podstawowym zastosowaniu musi ułatwiać pracę, pamiętać więcej niż pracownik i prowadzić go za rękę przy minimalnym wkładzie z jego strony. Ma pracować z pracownikiem, a nie być drogim notatnikiem.

Informacja dociera za późno

System może zaksięgować koszt prawidłowo, ale dopiero po otrzymaniu faktury. Z punktu widzenia księgowości wszystko działa. Kierownik projektu ma jednak dalej problem, bo o zobowiązaniu powinien wiedzieć w momencie akceptacji zamówienia, a nie miesiąc później.

Tak samo ze stanem magazynowym aktualizowanym po operacji i czasem pracy zamykanym na koniec miesiąca. ERP ma wtedy poprawne dane historyczne i nie pomaga zarządzać niczym na bieżąco.

Dla zarządzania liczy się nie tylko poprawność informacji, ale też moment, w którym można zareagować, gdy któryś element procesu wygląda podejrzanie.

Użytkownik nic nie dostaje w zamian

Pracownik traci czas na uzupełnienie systemu, ale nie dostaje za to gotowego dokumentu, prostszego kolejnego kroku ani mniejszej liczby telefonów z innych działów. Jeżeli korzyść trafia wyłącznie do zarządu na koniec miesiąca, system jest dla niego dodatkowym obowiązkiem, najczęściej przy tej samej liście podstawowych zadań.

To działa też w drugą stronę. Gdy stan magazynowy albo termin dostawy regularnie nie zgadza się z rzeczywistością, ludzie zaczynają prowadzić własne listy i po jakimś czasie to arkusz jest wersją prawdziwą, a ERP uzupełnia się formalnie.

Do tego dochodzą dwie przyczyny, które nie wymagają programowania i warto je wykluczyć na początku. Pierwsza: proces zmienił się po wdrożeniu, a system nadal robi to, do czego skonfigurowano go kilka lat temu. Druga: funkcja istnieje, tylko pracownik nie ma do niej dostępu, widzi widok przygotowany dla innej roli albo nikt nie pokazał mu, jak ją wykonać.

Audyt powinien rozdzielić brak funkcji od problemu konfiguracji. To dwie zupełnie różne wyceny.

Czym właściwie jest audyt ERP

Porównaniem trzech obrazów tego samego procesu:

1. jak proces powinien działać według ustaleń firmy;
2. jak ludzie faktycznie pracują;
3. co zapisuje i pokazuje system.

Wartość jest w różnicach między nimi.

Weźmy czas pracy. Firma zakłada, że pracownik odbija wejście i wyjście, a godziny trafiają do rozliczenia. W praktyce część odbić jest niepełna, bo ktoś zapomniał zakończyć dzień albo wyszedł na budowę bez terminala. Kadry zbierają więc surowe odbicia do arkusza, dopisują brakujące godziny na podstawie maili i rozmów z kierownikami, a na koniec przenoszą gotowe sumy do systemu rozliczeń.

RCP działa poprawnie. Rejestruje dokładnie to, co się na nim odbiło. Tylko że firma nie wie w połowie miesiąca, ile godzin poszło na konkretne zlecenie, kadry robią tę samą pracę dwa razy, a historia poprawek zostaje w arkuszu, którego nikt poza nimi nie widzi. Gdy pojawia się spór o wypłatę, dowodem jest plik na czyimś dysku.

Audyt ma nazwać ten problem i wskazać kierunek. To nie jest kontrola pracowników. Jeżeli ktoś prowadzi dodatkowy arkusz, zwykle robi to dlatego, że musi wykonać pracę mimo ograniczeń systemu. Taki arkusz jest najlepszym materiałem do analizy, jaki w firmie znajdziemy, bo pokazuje dokładnie, czego ludziom brakuje.

Jak przejść przez jeden proces

Menedżer prowadzący audyt powinien wybrać jedną prawdziwą sprawę, która przechodzi przez kilka osób: zamówienie klienta od oferty do faktury, projekt od kalkulacji do wyniku, wniosek zakupowy od zgłoszenia do zaksięgowania faktury albo wydanie sprzętu z magazynu i jego zwrot.

Przechodzi ją etap po etapie i przy każdym pyta o to samo: skąd pracownik bierze informacje, co musi wpisać ręcznie, gdzie zapisuje wynik i komu przekazuje sprawę. Osobno sprawdza, co dzieje się przy wyjątku, bo prawidłowy przypadek zwykle działa.

Z tego powstają dwie rzeczy. Pierwsza to lista miejsc, w których ta sama informacja jest wpisywana drugi raz, z odpowiedzią, czy da się ją pobrać automatycznie. Druga to rozdzielenie arkuszy na analityczne, które mogą zostać, i operacyjne, które prowadzą pracę i wymagają decyzji.

Warto też zapisać kilka liczb przed zmianą: ile trwa operacja, ile raportów powstaje ręcznie, jak długo firma czeka na aktualny koszt. Bez tego po wdrożeniu nie da się sprawdzić, czy cokolwiek się poprawiło.

Taki przegląd musi zrobić ktoś, kto zna pracę firmy od środka, dlatego najlepiej sprawdza się audyt wykonany przez menedżera własnymi rękami. Jeżeli zauważa nieprawidłowość w korzystaniu z systemu, powinien sprawdzić to miejsce sam, wykonując tę pracę kilka razy. Jeżeli ma uwagi, to znaczy, że system nie działa dobrze.

Konfiguracja, integracja, moduł czy wymiana

Wymiana ERP jest jednym z możliwych wyników, nie założeniem na start. Najczęściej wystarcza jedna z pierwszych trzech pozycji.

Czego nie robić po znalezieniu arkuszy

Nie zakazywać Excela bez zastąpienia jego funkcji. Jeżeli arkusz prowadzi realny proces, jego usunięcie nie usuwa potrzeby. Pracownicy znajdą inne obejście albo stracą informację, której potrzebują do efektywnej pracy.

Nie przenosić tabeli jeden do jednego do nowego formularza. Jeżeli moduł tylko odtwarza stary arkusz w przeglądarce, firma dostaje ładniejszy interfejs i ten sam problem. Trzeba sprawdzić, które dane mogą powstawać automatycznie i co ma się wydarzyć po ich zapisaniu.

Nie kupować nowego ERP przed poznaniem przyczyny. Nowy system powtórzy stary problem, jeżeli wybierze się go z listy funkcji, bez zrozumienia wyjątków i realnej pracy użytkowników.

Jak podchodzimy do audytu

Zaczynamy od rozmów z ludźmi, którzy proces wykonują, i z tymi, którzy korzystają z jego wyniku na kolejnym etapie. Nie sprawdzamy głównie tego, jakie moduły ma obecny ERP. Interesuje nas, gdzie naprawdę odbywa się operacja, kiedy informacja staje się dostępna, kto wpisuje ją drugi raz i co dzieje się przy wyjątku.

Jedno zaznaczamy od razu. Możemy znaleźć problem, zaproponować rozwiązanie, przeszkolić ludzi i poprawić system na podstawie ich uwag, ale utrzymanie zmiany zależy od kierownictwa i konsekwentnej pracy z zespołem. Jeżeli po czasie proces znowu zaczyna się rozjeżdżać, wracamy do tematu, tylko musimy dostać sygnał, że coś nie działa tak, jak oczekuje kierownictwo.

Czasem wniosek prowadzi do poprawy obecnego systemu, czasem do integracji, czasem do brakującego modułu. Jeżeli ERP dobrze robi swoją część, nie ma sensu go wymieniać tylko dlatego, że nie obejmuje jednego niestandardowego procesu. Można wtedy zbudować moduł operacyjny obok i wymieniać z nim tylko potrzebne dane.

Firma nie musi przenosić każdej tabeli do ERP. Powinna jednak wiedzieć, dlaczego dana operacja odbywa się poza systemem i ile ją to kosztuje.

Najczęstsze pytania