Mniej plików „final_final”, więcej jednej aktualnej wersji.
Microsoft 365 daje dobre narzędzia, ale samo wykupienie licencji nie układa sposobu pracy. Pomagamy ustalić, gdzie mają trafiać pliki, jak nazywać zespoły, kto widzi dokumenty i jak połączyć ustalenia z procesem klienta, projektu albo zlecenia.
Panel operacyjny
Porządek w Microsoft 365 ma być prosty dla użytkownika, nie tylko poprawny technicznie
Dobra struktura nie wymaga od pracownika pamiętania, czy dokument powinien być w Teams, SharePoint, OneDrive czy załączniku. Projektujemy zasady wokół pracy zespołu, a techniczne miejsca stają się ich zapleczem.
Jedno czytelne miejsce na dokumenty i ustalenia
Każdy zespół może mieć odrębne miejsce na pliki, dostępne tylko dla wyznaczonych osób. Chmura pozwala uporządkować pracę firmy, uprawnienia poszczególnych działów oraz miejsca przechowywania ważnych dokumentów.
- mniej szukania
- mniej duplikatów
- lepsza historia spraw
Dostęp wynika z roli i odpowiedzialności
Nowa osoba dostaje potrzebne miejsca pracy, a po zmianie stanowiska lub odejściu dostęp można uporządkować bez ręcznego sprawdzania dziesiątek folderów.
- uprawnienia
- odpowiedzialność
- bezpieczny dostęp
Poczta i pliki są częścią procesu, a nie osobnym światem
Ważny mail, załącznik i decyzja mogą zostać połączone z CRM, TMS, ERP albo procesem HR. Informacja zostaje przy sprawie, nawet gdy zmienia się osoba odpowiedzialna.
- mniej przełączania
- mniej zgubionych spraw
- raporty
Uruchamiamy zmiany według priorytetów
Zasady projektujemy dla szerszej struktury firmy, ale najpierw sprawdzamy je w obszarze, który najbardziej potrzebuje wsparcia. Użytkownicy testują rozwiązanie, a klient decyduje, czy obejmować nim kolejne zespoły.
- wspólne zasady
- testy użytkowników
- decyzja klienta
Pokaż nam folder albo kanał, w którym nikt już nie wie, co jest aktualne.
Na tym przykładzie ustalimy, jak powinny działać pliki, uprawnienia, komunikacja i odpowiedzialność. Czasem wystarczy dobra konfiguracja, czasem potrzebna jest integracja z większym procesem.