Dedykowany TMS dla spedycji - od PDF-a klienta do faktury

Przez system TMS, który tu opisujemy, przechodzi około tysiąca zleceń transportowych miesięcznie i od 600 do 800 faktur. Część z nich jest zbiorcza, czyli kilka zleceń trafia na jeden dokument. System działa produkcyjnie i jest wciąż rozwijany razem z procesem firmy.

Zaczęliśmy od sytuacji, która w spedycji wygląda wszędzie podobnie. Zlecenie przychodzi jako PDF od klienta, każdy kontrahent ma inny układ dokumentu, a spedytor przepisuje z niego dane do systemu. Potem liczy koszt trasy w osobnym narzędziu, CMR odkłada do segregatora, a księgowość wciąż przepisuje wszystko do programu księgowego i wystawia FV.

Każdy z tych kroków z osobna trwa chwilę. Przy tysiącu zleceń miesięcznie to jest etat.

Dlaczego sam rejestr zleceń nie wystarcza

Większość programów do transportu prowadzi ewidencję. Wiadomo, jakie zlecenia były, kto je realizował i co się z nimi stało. To jest przydatne przy sporze z klientem i przy zamykaniu miesiąca, ale nie zmienia codziennej pracy spedytora.

Różnica pojawia się wtedy, gdy dane wprowadzone raz na początku pracują dalej. Kontrahent odczytany z dokumentu klienta wchodzi do kalkulacji, kalkulacja wchodzi do decyzji o przyjęciu zlecenia, a zatwierdzone zlecenie wchodzi do faktury. Nikt nie przepisuje tego samego drugi raz.

To jest nasze podstawowe kryterium oceny systemu w MWP Solutions. Jeżeli informacja jest już gdzieś w systemie albo da się ją odczytać z dokumentu, spedytor nie powinien wpisywać jej ręcznie.

Zlecenie zaczyna się od cudzego dokumentu

Spedycja nie kontroluje formatu, w jakim dostaje pracę. Jeden klient wysyła PDF z tabelą, drugi skan, trzeci wkleja treść w maila. Nazwy pól, sposób zapisu adresów i format dat różnią się przy każdym z nich.

Dlatego pierwszą rzeczą, którą zbudowaliśmy, był odczyt dokumentu. Spedytor wrzuca PDF albo wkleja tekst, a system przygotowuje uzupełniony formularz zlecenia: kontrahenta wraz z NIP-em, numer zlecenia, daty załadunku i rozładunku, trasę, fracht z walutą oraz numery rejestracyjne pojazdu i naczepy.

Odczytane dane od razu próbujemy dopasować do tego, co już jest w bazie. Kontrahent szukany jest po NIP-ie, pojazd i naczepa po numerze rejestracyjnym. Spedytor zwykle sprawdza gotowy formularz zamiast go wypełniać.

Zapisu nie robimy automatycznie i to była świadoma decyzja. Dokument bywa nieczytelny, niepełny albo zawiera nietypowe ustalenie dopisane na dole strony. Odczyt załatwia część mechaniczną, a odpowiedzialność za treść zlecenia zostaje przy człowieku, który sprawdza pracę sztucznej inteligencji.

System blokuje też ponowne wpisanie tego samego zewnętrznego numeru zlecenia. To drobiazg, który przy kilku dokumentach dziennie nie ma znaczenia, a przy kilkudziesięciu ratuje przed wystawieniem dwóch transportów z jednego dokumentu.

Rentowność liczona przed przyjęciem zlecenia

Kwota frachtu sama w sobie nie mówi, czy zlecenie jest opłacalne. Przy własnej flocie trzeba znać długość trasy dla zestawu ciężarowego, przewidywany czas przejazdu, opłaty drogowe, koszt kilometra i koszt godziny pracy pojazdu.

Trasę i opłaty liczymy przez integrację z PTV Developer, a koszt kilometra, koszt godziny i profil pojazdu firma ustawia u siebie.

Na tej podstawie system pokazuje prognozowany koszt realizacji i marżę, a zlecenie z ujemnym wynikiem oznacza od razu. Spedytor widzi problem przed przyjęciem zlecenia, a nie przy rozliczeniu miesiąca. Przy spedycji kalkulacja jest prostsza, bo wynik wychodzi z frachtu pomniejszonego o cenę przewoźnika i koszty dodatkowe.

Trzeba powiedzieć wprost, czym ta prognoza nie jest. To nie jest wynik księgowy. Objazd, postój, zmiana trasy, awaria albo korekta wynagrodzenia przewoźnika zmienią rzeczywisty koszt. Kalkulacja przed realizacją odpowiada na jedno pytanie: czy przy dzisiejszych założeniach warto to zlecenie wziąć.

Faktura powstaje ze zlecenia, nie obok niego

W wielu firmach proces kończy się na statusie zrealizowane, a księgowość zaczyna wtedy odtwarzać transport od nowa: sprawdza kwotę, kontrahenta, datę sprzedaży, walutę, termin płatności i rachunek bankowy, po czym wpisuje to wszystko do programu fakturowego.

Zasady fakturowania trzymamy przy kontrahencie, bo one raczej się nie zmieniają z dokumentu na dokument. Reguła daty sprzedaży, waluta faktury, sposób przewalutowania, rachunek bankowy i termin płatności są zapisane raz. Data sprzedaży może wynikać z dnia załadunku, dnia poprzedzającego załadunek, dnia rozładunku albo dnia przed rozładunkiem, zależnie od tego, jak firma umówiła się z klientem.

Najwięcej pracy oszczędzają faktury zbiorcze. Jeżeli jeden kontrahent ma kilka zakończonych transportów, wystawiamy jeden dokument, w którym każde zlecenie jest osobną pozycją. Kurs NBP liczony jest wtedy osobno dla każdej pozycji, bo daty sprzedaży poszczególnych transportów się różnią. To jest szczegół, którego gotowe programy zwykle nie robią, a przy 600-800 fakturach miesięcznie decyduje o tym, ile czasu zajmuje zamknięcie miesiąca.

Dane faktury przekazujemy do SaldeoSMART, odbieramy numer dokumentu i link, i zapisujemy je przy zleceniu. Księgowość nadal kontroluje poprawność dokumentu i odpowiada za przyjęte zasady podatkowe.

Flota i terminy

System prowadzi kartoteki pojazdów, naczep i kierowców razem z terminami, które w transporcie potrafią zatrzymać zestaw na granicy: badanie techniczne, polisa, tachograf, kod 95, dokument A1. Centrum terminów pokazuje to, co przeterminowane, i to, czemu kończy się ważność.

GPS jako rozszerzenie, nie warunek

TMS zna plan: pojazd, kierowcę, trasę, planowane godziny i przewidywany koszt. System GPS zna wykonanie: pozycję, przebytą trasę, postoje i rzeczywisty czas przejazdu. Połączenie jednego z drugim daje porównanie planu z rzeczywistością, czyli odpowiedź na pytanie, czy przyjęty koszt kilometra jest realistyczny i na których relacjach zlecenia tracą rentowność w trakcie.

Zakres tej integracji zależy jednak od dostawcy telematyki i tego, co udostępnia. PTV pozwala dodatkowo dopasować ślad GPS do sieci drogowej i przeliczyć opłaty po wykonaniu. Traktujemy to jako rozszerzenie wdrażane wtedy, gdy jest możliwe, a nie jako warunek działania podstawowego obiegu.

Kiedy gotowy TMS wystarczy

Dedykowany system nie jest potrzebny każdej firmie transportowej. Gotowy program wystarczy, gdy proces jest standardowy, zleceń jest niewiele, a program obsługuje je razem z dokumentami i fakturami bez arkuszy prowadzonych obok.

Dedykowane rozwiązanie ma sens wtedy, gdy firma prowadzi jednocześnie własną flotę i spedycję, zlecenia przychodzą w kilkunastu różnych formatach, sposób fakturowania zależy od kontrahenta, a rentowność jest znana dopiero po fakcie.

Jeżeli obecny program dobrze robi swoją część, a brakuje jednego obiegu, taniej jest dobudować moduł obok i wymieniać z nim tylko potrzebne dane niż wymieniać całość.

Jak ten system rósł

Pierwszy zakres objął zlecenia, odczyt dokumentów, kontrahentów, kalkulację trasy i fakturowanie. Nie projektowaliśmy z góry funkcji, których firma mogła nigdy nie potrzebować.

Spedytorzy testowali gotowy zakres na prawdziwych zleceniach i to od nich wyszła większość poprawek. Wyjątki, których nie ma w opisie procesu, widać dopiero wtedy, gdy ktoś próbuje wprowadzić nimi konkretny transport.

Kolejne obszary dokładaliśmy dlatego, że dane z wcześniejszego etapu były potrzebne komuś na następnym, a nie dlatego, że dało się dołożyć następny moduł.

Najczęstsze pytania

System działa produkcyjnie w firmie spedycyjnej i jest rozwijany wraz z jej procesem. Nie podajemy wymyślonych procentów oszczędności ani efektów, których firma nie zmierzyła.