TMS może być czymś znacznie większym niż ewidencja transportów. Dobrze zaprojektowany system prowadzi zlecenie od dokumentu klienta do faktury, oblicza prognozowaną marżę i może korzystać z danych GPS pojazdów.
Do czego służy system TMS?
TMS, czyli Transport Management System, wspiera planowanie, realizację i rozliczanie transportu. W praktyce zakres systemu zależy od sposobu pracy firmy. Innych danych potrzebuje przewoźnik z własną flotą, innych spedycja korzystająca z podwykonawców, a jeszcze innych firma łącząca oba modele.
MWP TMS może połączyć w jednym obiegu zlecenia, kontrahentów, trasę, flotę, kierowców, dokumenty, koszty i faktury. Kluczowe jest to, że dane zatwierdzone na początku są wykorzystywane w kolejnych etapach pracy.
Ewidencja transportów to dopiero początek
Sam rejestr zleceń nie rozwiązuje problemu, jeżeli spedytor nadal przepisuje dane z PDF-u, koszt trasy liczy w osobnym narzędziu, CMR przechowuje w folderze, a księgowość ponownie wpisuje wszystko do programu fakturowego.
Wartość TMS-u pojawia się wtedy, gdy jedno zlecenie prowadzi przez cały proces:
- odczyt dokumentu klienta,
- weryfikację danych,
- planowanie trasy i zasobów,
- kalkulację kosztu oraz prognozowanej rentowności,
- realizację i kompletowanie dokumentów,
- wystawienie faktury,
- raport operacyjny i finansowy.
Jak AI ogranicza przepisywanie zleceń z PDF?
Zlecenia transportowe często przychodzą jako pliki PDF. Każdy kontrahent może stosować inny układ dokumentu, inne nazwy pól i inny sposób zapisu adresów. Przy kilku dokumentach dziennie ręczne przepisywanie wydaje się niewielką czynnością. Przy kilkudziesięciu staje się stałym kosztem i źródłem pomyłek.
W MWP TMS dokument może zostać przekazany do modułu AI. System odczytuje PDF albo tekst wklejony przez użytkownika i przygotowuje propozycję danych zlecenia, między innymi:
- kontrahenta i jego NIP,
- numer zlecenia,
- daty załadunku i rozładunku,
- trasę i informacje o ładunku,
- fracht oraz walutę,
- dane kontaktowe,
- numery rejestracyjne pojazdu i naczepy.
System może spróbować dopasować istniejącego kontrahenta po NIP-ie, a pojazd i naczepę po numerze rejestracyjnym. Użytkownik otrzymuje uzupełniony formularz, sprawdza wynik i dopiero wtedy zatwierdza zlecenie.
AI wykonuje mechaniczną część pracy. Spedytor nadal odpowiada za weryfikację danych i decyzję o zapisaniu zlecenia. Dokument klienta może być nieczytelny, niepełny albo zawierać nietypowe ustalenia, dlatego automatyczny zapis bez kontroli nie byłby dobrym rozwiązaniem.
Zlecenie staje się centrum procesu
Po zatwierdzeniu zlecenia system generuje numer wewnętrzny i przechowuje dane potrzebne do dalszej obsługi.
Dla transportu realizowanego własną flotą można przypisać pojazd, naczepę, kierowców, profil pojazdu używany do kalkulacji trasy, dokumenty floty oraz planowane miejsca i terminy.
Dla zlecenia spedycyjnego system może przechowywać podwykonawcę, cenę zakupu transportu, dane zewnętrznego zestawu, dokumenty, fracht od klienta i prognozowaną marżę spedycyjną.
Sposób realizacji zmienia dane potrzebne do obsługi, ale historia transportu pozostaje w jednym miejscu. System może też blokować ponowne wpisanie tego samego zewnętrznego numeru zlecenia, ograniczając ryzyko utworzenia dwóch transportów na podstawie jednego dokumentu.
Jak TMS oblicza prognozowaną rentowność transportu?
Wartość frachtu nie mówi jeszcze, czy zlecenie jest opłacalne. Do kalkulacji potrzebne mogą być długość trasy, przewidywany czas przejazdu, opłaty drogowe, koszt kilometra, koszt czasu pracy pojazdu, parametry zestawu oraz cena podwykonawcy w przypadku spedycji.
MWP TMS może korzystać z integracji z PTV Developer. Dostępne integracje pozwala między innymi wyznaczać trasy dla pojazdów ciężarowych oraz obliczać dystans, czas i opłaty drogowe. Użytkownik ustawia koszt kilometra, koszt godziny, profil pojazdu i sposób wyznaczania trasy.
Na tej podstawie system może obliczyć:
- długość planowanej trasy,
- przewidywany czas przejazdu,
- koszty opłat drogowych,
- koszt kilometrowy i koszt czasu,
- całkowity prognozowany koszt realizacji,
- przewidywany zysk i marżę.
System może oznaczyć zlecenie, którego przewidywany wynik jest ujemny. Spedytor lub właściciel widzi problem przed rozpoczęciem realizacji, a nie dopiero podczas miesięcznego rozliczenia.
Dla spedycji kalkulacja może być prostsza: prognozowany wynik wynika z frachtu uzgodnionego z klientem, pomniejszonego o cenę przewoźnika i dodatkowe koszty.
Prognoza pomaga podjąć decyzję
Prognozowana rentowność nie jest końcowym wynikiem księgowym. Na rzeczywisty koszt mogą wpłynąć objazdy, postoje, dodatkowe opłaty, zmiana trasy, paliwo, awaria, opóźnienie albo korekta wynagrodzenia przewoźnika.
Kalkulacja przed realizacją odpowiada jednak na ważne pytanie: czy przy obecnych założeniach warto przyjąć to zlecenie?
Od zakończonego zlecenia do faktury
W wielu firmach proces TMS kończy się po zmianie statusu zlecenia na zrealizowane. Księgowość zaczyna wtedy odtwarzać transport: sprawdza kwotę frachtu, dane kontrahenta, datę sprzedaży, walutę, termin płatności i rachunek bankowy, a następnie wpisuje te informacje do programu fakturowego.
Jeżeli warunki fakturowania są zapisane przy kontrahencie, a dane zlecenia zostały wcześniej zatwierdzone, system może wykonać większość pracy technicznej potrzebnej do przygotowania faktury.
Faktura może dziedziczyć dane ze zlecenia
MWP TMS może wykorzystać dane nabywcy, kwotę i walutę frachtu, walutę faktury, sposób przewalutowania, datę sprzedaży, termin płatności, tabelę kursową NBP, ustawienie faktury dwuwalutowej, rachunek bankowy i stawkę VAT.
Data sprzedaży może być ustalana na podstawie dnia załadunku, dnia poprzedzającego załadunek, dnia rozładunku albo dnia poprzedzającego rozładunek. Reguła zapisana przy kontrahencie nie musi być odtwarzana przy każdym kolejnym dokumencie.
Faktury jedno- i wielopozycyjne
Dla pojedynczego zakończonego zlecenia system może przygotować fakturę jednopozycyjną. Jeżeli jeden kontrahent ma kilka zakończonych transportów, można wybrać je razem. Każde zlecenie staje się wtedy osobną pozycją faktury wielopozycyjnej.
System może ustalić właściwą datę sprzedaży, obliczyć datę kursu NBP osobno dla każdej pozycji, przypisać tę samą fakturę do wszystkich zleceń i zachować powiązanie dokumentu sprzedaży z transportami. Zakres może obejmować także refaktury oraz faktury wielowalutowe i dwuwalutowe.
W integracji z SaldeoSMART TMS może przekazać dane faktury, odebrać numer dokumentu i link, a następnie zapisać je przy zleceniu. Księgowość nadal kontroluje poprawność dokumentu oraz odpowiada za przyjęte zasady podatkowe i rachunkowe.
Jedna historia łączy operacje, finanse i dokumenty
Przy zleceniu można sprawdzić, jaki dokument otrzymano od klienta, kto zatwierdził dane, jak zaplanowano trasę, jaki pojazd i kierowca realizowali transport, jaki wynik prognozowano, czy dodano CMR, kiedy wystawiono fakturę i jaki numer otrzymał dokument.
Spedytor, księgowość i właściciel korzystają z tej samej historii. Raport nie musi powstawać przez łączenie osobnej listy zleceń, eksportu faktur i arkusza z kalkulacjami.
TMS może pilnować floty i dokumentów
System może obejmować kartoteki pojazdów, naczep i kierowców. Dla pojazdu można przechowywać numer rejestracyjny, VIN, markę i model, datę pierwszej rejestracji, termin badania technicznego, polisy OC i AC, termin tachografu, informacje o leasingu oraz aktualne uszkodzenia.
Kartoteka kierowcy może obejmować dane prawa jazdy, badania, BHP, dokument A1, kartę EKUZ, kod 95 i świadectwo kierowcy. Centrum terminów pokazuje dokumenty przeterminowane oraz te, których ważność wkrótce się kończy.
Opcjonalna integracja TMS z GPS-em
TMS zna plan: pojazd, kierowcę, trasę, miejsca załadunku i rozładunku, planowane godziny i przewidywany koszt. System GPS zna wykonanie: aktualną pozycję, przebytą trasę, postoje oraz rzeczywisty czas przejazdu.
Połączenie tych źródeł jest możliwe, jeżeli dostawca GPS lub telematyki udostępnia odpowiednie integracje albo inny bezpieczny sposób wymiany danych. Zakres integracji może obejmować pozycję pojazdu, ETA, geofencing, automatyczne statusy, ostrzeżenia o opóźnieniu, historię trasy oraz porównanie planowanych i rzeczywistych kilometrów.
PTV udostępnia również funkcję dopasowania śladu GPS do sieci drogowej i ponownego obliczenia opłat. Taka integracja jest rozszerzeniem wdrażanym zależnie od możliwości dostawcy telematyki, a nie warunkiem działania podstawowego obiegu TMS.
Od prognozy do wyniku po wykonaniu
Przed rozpoczęciem transportu system zna planowane kilometry, czas, opłaty, koszt kilometra i wartość frachtu. Po zakończeniu może otrzymać rzeczywistą trasę, liczbę kilometrów, czas przejazdu, postoje i odchylenia od planu.
Porównanie planu z wykonaniem pomaga ocenić, czy przyjęty koszt kilometra jest realistyczny, na których relacjach pojawiają się odchylenia i które rodzaje zleceń tracą rentowność podczas realizacji.
Jak rozwijać TMS etapami bez tworzenia osobnych silosów?
Przed wyborem pierwszego zakresu poznajemy szerszy kontekst transportu: role spedytorów, dyspozytorów, kierowców i księgowości, obieg dokumentów, zasady kalkulacji, sposób fakturowania oraz narzędzia używane przez firmę.
Wspólnie ustalamy, które obszary najbardziej potrzebują wsparcia. Pierwsze moduły mogą objąć zlecenia, odczyt dokumentów przez AI, kontrahentów, kalkulację PTV i fakturowanie. Są projektowane jako część wspólnego modelu danych, aby zlecenie, kontrahent, dokument i koszt mogły być później wykorzystane przez kolejne obszary bez przepisywania informacji.
Gotowy zakres trafia do użytkowników. Spedytorzy i pozostałe role sprawdzają go na rzeczywistych przypadkach, zgłaszają brakujące informacje, wyjątki i niewygodne czynności. Po poprawkach firma może rozwijać istniejące moduły, objąć systemem kolejne obszary, dodać integracje albo pozostać przy aktualnym zakresie, jeżeli odpowiada jej potrzebom.
Kiedy dedykowany TMS ma sens?
Dedykowany system warto rozważyć, gdy firma obsługuje własną flotę i spedycję, zlecenia przychodzą w różnych formatach, spedytorzy ręcznie przepisują dane, sposób fakturowania zależy od kontrahenta, rentowność jest liczona dopiero po fakcie albo gotowy program nie obsługuje potrzebnych statusów, dokumentów, integracji i raportów.
Gotowy TMS może być lepszy dla firmy, której proces jest standardowy, liczba zleceń niewielka, a dostępny system obsługuje zlecenia, dokumenty i faktury bez dodatkowych arkuszy.
Dedykowane rozwiązanie daje największą wartość wtedy, gdy ma przejąć konkretną pracę, której nie wykonuje obecny program, a jednocześnie zachować wspólne dane dla kolejnych ról i etapów.
TMS powinien prowadzić zlecenie aż do faktury
Dobry system można rozpoznać po tym, że zlecenie jest wprowadzane raz, dane kontrahenta są wykorzystywane ponownie, rentowność jest widoczna przed realizacją, dokumenty pozostają przy zleceniu, faktura powstaje z zatwierdzonych danych, a zarząd widzi wspólny obraz operacyjny i finansowy.
Nie potrzebujesz gotowej specyfikacji systemu. Pokaż nam jedno rzeczywiste zlecenie: dokument od klienta, sposób kalkulacji trasy, CMR, fakturę i używane dziś narzędzia. Przejdziemy od PDF-u do rozliczenia i sprawdzimy, które obszary najbardziej potrzebują wsparcia.
Najczęstsze pytania
Czy AI samo tworzy zlecenie transportowe?
AI odczytuje PDF albo wklejony tekst i przygotowuje propozycję danych. Użytkownik sprawdza kontrahenta, trasę, daty, fracht, walutę i pozostałe informacje. Zlecenie zostaje zapisane dopiero po zatwierdzeniu.
Czy TMS może sam wystawić fakturę?
System może wykonać większość technicznej pracy. Wykorzystuje dane zlecenia oraz ustawienia kontrahenta, przygotowuje fakturę, przekazuje ją do zintegrowanego systemu fakturowego i zapisuje otrzymany numer dokumentu. Księgowość zachowuje kontrolę nad poprawnością dokumentu.
Czy jedna faktura może obejmować kilka zleceń?
Tak. Faktura wielopozycyjna może obejmować kilka zakończonych zleceń tego samego kontrahenta. Każdy transport tworzy osobną pozycję, a faktura zostaje powiązana ze wszystkimi wybranymi zleceniami.
Jak system oblicza rentowność transportu?
Dla własnej floty kalkulacja może uwzględniać trasę PTV, odległość, czas, opłaty drogowe, koszt kilometra i koszt godziny. Dla spedycji wynik może być liczony jako fracht pomniejszony o cenę podwykonawcy i dodatkowe koszty.
Czy system może współpracować z GPS-ami pojazdów?
Tak, jeżeli dostawca GPS lub telematyki udostępnia integracje albo inny bezpieczny sposób wymiany danych. Jest to opcjonalna integracja, której zakres może obejmować pozycję pojazdu, ETA, statusy, geofencing, historię trasy oraz porównanie planowanych i rzeczywistych kilometrów.
Czy TMS obsługuje własną flotę i spedycję?
Tak. Dla własnej floty zlecenie może korzystać z pojazdu, naczepy i kierowców. Dla spedycji system przechowuje podwykonawcę, jego cenę i dane zewnętrznego zestawu. Sposób kalkulacji oraz widoczne pola zależą od rodzaju realizacji.
Czy trzeba wdrożyć cały system od razu?
Nie. Najpierw poznajemy strukturę procesu transportowego i zależności między rolami, a następnie wspólnie wybieramy obszary priorytetowe. Moduły dla tych obszarów powstają na wspólnych danych, są testowane przez użytkowników i mogą być rozwijane dalej, jeżeli firma tego potrzebuje.