Ewidencja narzędzi i sprzętu w firmie z QR i RFID

Ewidencja narzędzi powinna odpowiadać na znacznie więcej pytań niż samo „ile sztuk kupiła firma”.

W codziennej pracy ważne jest również:

• gdzie znajduje się konkretne urządzenie;
• kto je pobrał;
• na jaki projekt zostało wydane;
• kiedy powinno wrócić;
• czy po zwrocie jest sprawne;
• czy wymaga czyszczenia, kontroli albo naprawy;
• czy zostało już zarezerwowane na kolejne zlecenie;
• czy zestaw narzędzi wrócił kompletny;
• kto ostatni zmienił jego lokalizację lub stan.

Przy kilku pracownikach i niewielkiej liczbie sprzętu firma może pamiętać większość takich informacji. Wraz ze wzrostem liczby projektów, urządzeń, lokalizacji i osób odpowiedzialnych pamięć przestaje być wystarczającym systemem kontroli.

Arkusz również szybko pokazuje swoje ograniczenia. Może przechowywać listę rzeczy, lecz nie prowadzi pracownika przez wydanie, nie blokuje ponownego przekazania tej samej wkrętarki, nie sprawdza kompletności zestawu i nie ustala automatycznie, z którego projektu wraca zeskanowany przedmiot.

Dobra ewidencja narzędzi i sprzętu uczestniczy w fizycznej pracy. Magazynier lub technik skanuje rzecz, wykonuje kolejne wskazane kroki i zatwierdza operację. System na tej podstawie aktualizuje stan, lokalizację, odpowiedzialność oraz historię.

Na czym polega ewidencja narzędzi i sprzętu?

Ewidencja narzędzi to uporządkowana informacja o rzeczach należących do przedsiębiorstwa oraz o wszystkich zdarzeniach związanych z ich wykorzystaniem.

Może obejmować między innymi:

• elektronarzędzia;
• urządzenia pomiarowe;
• sprzęt IT;
• wyposażenie techniczne;
• skrzynie i zestawy montażowe;
• elementy wielokrotnego użytku;
• wyposażenie projektów;
• urządzenia przekazywane pracownikom;
• materiały i przedmioty ewidencjonowane ilościowo.

System powinien przechowywać kartotekę przedmiotu, ale sama kartoteka jest dopiero początkiem.

Pełna ewidencja obejmuje również:

• aktualną lokalizację;
• liczbę sztuk;
• stan techniczny;
• historię ruchów;
• aktywne wydania;
• osobę odpowiedzialną;
• powiązany projekt;
• termin planowanego zwrotu;
• rezerwacje na przyszłość;
• numer seryjny;
• QR lub RFID;
• skład zestawu;
• wyniki inwentaryzacji;
• protokoły likwidacji.

Dzięki temu system pokazuje bieżący stan przedsiębiorstwa, a nie wyłącznie listę tego, co kiedyś zostało kupione.

Co powinien wiedzieć system ewidencji sprzętu?

Informacja „firma posiada dziesięć wkrętarek” nie wystarcza do zarządzania sprzętem.

W praktyce dwie mogą znajdować się u pracowników, jedna może być uszkodzona, kolejna przypisana do skrzyni montażowej, a sześć pozostałych gotowych do wydania.

Dlatego system powinien rozróżniać co najmniej:

• stan fizyczny;
• stan dostępny;
• rzeczy wydane;
• rzeczy zarezerwowane;
• rzeczy wymagające obsługi;
• rzeczy zagubione lub oczekujące na wyjaśnienie;
• przewidywane daty powrotu.

Przedmiot znajdujący się fizycznie w magazynie nie zawsze jest gotowy do ponownego wykorzystania. Sprzęt zwrócony jako uszkodzony, zabrudzony albo wymagający kontroli powinien zostać wyłączony z dostępności do czasu wykonania odpowiedniej czynności.

System nie może również tworzyć dodatkowego majątku podczas zwrotu. Jeżeli osiem krzeseł wraca z projektu, operacja powinna przenieść osiem istniejących sztuk z wydania do magazynu. Nie może zwiększyć ewidencji o osiem nowych sztuk.

Takie reguły wydają się oczywiste, ale bez spójnego modelu ruchów magazynowych łatwo o rozbieżności pomiędzy tym, co znajduje się w systemie, a stanem rzeczywistym.

Architektura minimum input: pracownik skanuje, system wykorzystuje kontekst

Jednym z najważniejszych założeń dobrego systemu ewidencji jest ograniczenie liczby informacji, które pracownik musi wpisywać ręcznie.

Magazynier nie powinien ponownie podawać danych, które system już zna.

Jeżeli otwiera paklistę projektu, system zna:

• projekt;
• potrzebne wyposażenie;
• aktywne rezerwacje;
• wymagane ilości;
• termin realizacji;
• planowaną datę zwrotu.

Jeżeli pracownik skanuje rzecz podczas zwrotu, system może ustalić:

• co zostało zeskanowane;
• czy jest to przedmiot seryjny, unikat czy komplet;
• gdzie został wydany;
• który projekt lub pracownik jest za niego odpowiedzialny;
• skąd rzecz wraca;
• jakie miejsce odłożenia można zaproponować.

Ręczne pytanie pojawia się dopiero wtedy, gdy odpowiedzi nie można jednoznacznie ustalić.

Przykładowo ten sam rodzaj krzesła może być jednocześnie wydany na dwa projekty. Jeżeli system nie potrafi stwierdzić, z którego wydania pochodzi zwracana sztuka, pokazuje użytkownikowi dwa możliwe źródła. Nie wymaga jednak wybierania projektu przy każdym standardowym zwrocie.

Zasada minimum input

Pracownik podaje wyłącznie informacje, których system nie może wiarygodnie ustalić na podstawie skanu, aktywnej operacji i istniejących danych.

W praktyce oznacza to, że użytkownik przede wszystkim:

1. wybiera rodzaj operacji;
2. skanuje przedmiot lub lokalizację;
3. odpowiada na pytania wynikające z rzeczywistego wyjątku;
4. zatwierdza wynik.

System prowadzi go krok po kroku i pokazuje tylko te elementy interfejsu, które są potrzebne w danym momencie.

1. Pracownik wybiera operację
2. Skanuje przedmiot lub lokalizację
3. System pobiera znane dane
4. Pyta wyłącznie o brakujące informacje
5. Sprawdza kompletność i konflikty
6. Blokuje błędną operację albo pozwala ją zatwierdzić
7. Tworzy ruch i aktualizuje stan

Przyjęcia, wydania i zwroty

System prowadzi przyjęcie krok po kroku

Przyjęcie sprzętu może rozpocząć się od oczekiwanej dostawy, zakupu albo ręcznego dodania przedmiotu.

W przypadku zakupu system może wcześniej znać:

• dostawcę;
• nazwę pozycji;
• oczekiwaną ilość;
• termin dostawy;
• numer dokumentu;
• projekt lub przeznaczenie zakupu;
• ilość przyjętą wcześniej;
• ilość pozostałą.

Magazynier nie musi mieć dostępu do ceny zakupu, VAT-u, marży projektu ani pełnej faktury. Widzi wyłącznie dane potrzebne do wykonania operacji magazynowej.

Przyjęcie przedmiotu posiadającego kartotekę

Jeżeli zakup został już połączony z istniejącą kartoteką, pracownik:

1. otwiera dostawę;
2. skanuje miejsce odłożenia;
3. podaje lub skanuje przyjmowaną ilość;
4. ocenia stan;
5. zatwierdza przyjęcie.

System zwiększa stan odpowiedniej kartoteki i aktualizuje ilość pozostałą do dostarczenia.

Przyjęcie nowego rodzaju sprzętu

Jeżeli kartoteka jeszcze nie istnieje, aplikacja prowadzi użytkownika przez jej utworzenie.

Może poprosić o:

• nazwę;
• markę i model;
• zdjęcie;
• kategorię;
• sposób ewidencji;
• numer seryjny;
• QR lub RFID;
• lokalizację;
• początkowy stan.

Kod techniczny kartoteki jest generowany automatycznie. Pracownik nie musi wymyślać numeracji ani sprawdzać, jaki identyfikator był ostatnio używany.

Przyjęcie częściowe

Dostawa nie musi zostać zamknięta jednorazowo.

Jeżeli zamówiono 20 sztuk, a pierwsza przesyłka zawiera 12, system:

• przyjmuje 12 sztuk;
• zapisuje ruch;
• pozostawia osiem sztuk jako oczekujące;
• pokazuje stopień realizacji dostawy.

Magazynier nie musi tworzyć nowego dokumentu dla pozostałej części zamówienia.

Rozdzielenie według stanu

Część dostawy może być uszkodzona albo wymagać sprawdzenia.

Pracownik może rozdzielić przyjmowaną ilość, na przykład:

• 18 sztuk sprawnych;
• jedną sztukę uszkodzoną;
• jedną sztukę do kontroli.

System zapisuje jedną dostawę, ale tworzy właściwe stany operacyjne.

Wydanie narzędzi pracownikowi

Sprzęt może zostać wydany bezpośrednio osobie. Dotyczy to między innymi elektronarzędzi, mierników, laptopów, telefonów, urządzeń technicznych, kluczy, zestawów montażowych, środków ochrony oraz wyposażenia samochodu lub brygady.

Podczas wydania system zapisuje:

• przedmiot i ilość;
• konkretny egzemplarz, jeśli jest śledzony indywidualnie;
• osobę odpowiedzialną;
• operatora wykonującego wydanie;
• datę i planowany termin zwrotu;
• stan w chwili wydania.

Po zeskanowaniu identyfikatora pracownika i RFID wkrętarki operacja może wymagać jedynie zatwierdzenia.

Kolejna próba wydania tego samego egzemplarza jest blokowana, dopóki wcześniejsze wydanie nie zostanie zwrócone lub prawidłowo rozliczone.

W widoku rzeczy wydanych można później sprawdzić, co znajduje się u konkretnej osoby, od kiedy, kiedy miało wrócić, czy termin został przekroczony oraz czy część wyposażenia została już zwrócona. System obsługuje zarówno pełne, jak i częściowe zwroty.

Wydanie sprzętu na projekt

W firmach realizujących projekty, montaże, wydarzenia albo usługi terenowe duża część zasobów jest wydawana na konkretną realizację.

W tym przypadku samo zapisanie osoby odbierającej jest niewystarczające. Firma powinna wiedzieć również:

• który projekt korzysta ze sprzętu;
• jaka liczba sztuk była potrzebna;
• co zostało zarezerwowane;
• co rzeczywiście wyjechało;
• co wydano dodatkowo;
• kiedy zasoby powinny wrócić.

Rezerwacje projektu mogą automatycznie utworzyć paklistę. Magazynier widzi pozycje do przygotowania, wymaganą ilość, ilość już zeskanowaną, brakujące elementy, rzeczy wydane ponad plan oraz lokalizacje, z których pobrano sprzęt.

Każdy skan aktualizuje paklistę. Powtórny skan przedmiotu seryjnego zwiększa liczbę o jedną sztukę. Powtórny skan tego samego unikatu zostaje odrzucony.

Przedmiot spoza rezerwacji może zostać wydany, ale system oznacza go jako wyposażenie dodatkowe. Użytkownik musi świadomie potwierdzić odstępstwo od paklisty.

Po zakończeniu operacji system pomniejsza stan, zmienia status konkretnych unikatów, aktualizuje rezerwacje, zapisuje ruchy, przypisuje sprzęt do projektu i ustala przewidywany termin powrotu.

Dokumentacja wydania powstaje podczas fizycznego pakowania. Magazynier nie musi po zakończeniu pracy przepisywać listy do osobnego formularza.

Zwrot bez ręcznego szukania projektu

Przy zwrocie użytkownik nie powinien rozpoczynać od przeglądania listy wszystkich projektów i wydań. Najpierw skanuje rzecz.

System:

1. rozpoznaje kartotekę albo konkretny egzemplarz;
2. wyszukuje aktywne wydanie;
3. ustala projekt lub osobę odpowiedzialną;
4. pokazuje źródło zwrotu;
5. proponuje miejsce odłożenia;
6. prosi o ocenę stanu;
7. aktualizuje ewidencję po zatwierdzeniu.

Jeżeli źródło jest jednoznaczne, użytkownik nie musi go wybierać. Pytanie pojawia się wyłącznie wtedy, gdy ten sam rodzaj przedmiotu został wydany w kilku miejscach i system potrzebuje decyzji pracownika.

Zwrot do różnych stanów

Nie wszystkie rzeczy wracają w takim samym stanie.

Z ośmiu zwracanych krzeseł można oznaczyć sześć jako sprawne, jedno jako wymagające czyszczenia i jedno jako uszkodzone.

Sześć sztuk wraca do zasobu dostępnego. Dwie pozostałe znajdują się fizycznie w magazynie, ale nie mogą zostać wydane na kolejny projekt. Dzięki temu kierownik widzi rzeczywistą dostępność, a nie samą liczbę sztuk znajdujących się pod dachem.

System blokuje niekompletne i błędne operacje

Minimum input nie oznacza rezygnacji z kontroli.

Dobrze zaprojektowana aplikacja upraszcza prawidłową operację i blokuje jej zakończenie wtedy, gdy brakuje danych wymaganych do zachowania spójnej ewidencji.

System może blokować między innymi:

• wydanie unikatu, który jest już wydany;
• ponowne dodanie tego samego egzemplarza do jednej sesji;
• przypisanie jednego RFID do dwóch urządzeń;
• zakończenie przyjęcia bez lokalizacji;
• wydanie kompletu bez wymaganych składników;
• rezerwację zestawu oznaczonego jako niekompletny;
• rezerwację rzeczy uszkodzonej albo przeznaczonej do naprawy;
• wydanie zasobu zarezerwowanego na pokrywający się termin;
• zapis ujemnego stanu;
• zatwierdzenie likwidacji bez odpowiedniego uprawnienia;
• zmianę raportu inwentaryzacyjnego po jego wysłaniu;
• bezpośrednie usunięcie kartoteki posiadającej stan lub historię.

Nie można zakończyć wydania zestawu. Brakuje miernika M-014 oraz dwóch zestawów bitów.

Magazynier wie, co musi znaleźć, uzupełnić albo zgłosić jako rzeczywisty brak. System nie pozwala przejść dalej z niekompletną operacją, ale nie obciąża pracownika dodatkowymi polami, gdy wszystkie potrzebne informacje są już dostępne.

Przedmioty seryjne, unikaty i komplety

Narzędzia oraz wyposażenie nie zawsze powinny być ewidencjonowane w ten sam sposób. System może obsługiwać trzy podstawowe modele.

Przedmiot seryjny

Przedmiot seryjny oznacza wiele jednakowych sztuk ewidencjonowanych ilościowo. Przykładami są standardowe krzesła, obciążniki, półki, przewody jednego typu, elementy konstrukcyjne i materiały wielokrotnego użytku.

Jeżeli firma posiada 40 identycznych krzeseł, nie musi tworzyć 40 oddzielnych kartotek. Jedna kartoteka przechowuje ilości według lokalizacji i stanu. Każdy kolejny skan podczas wydania lub zwrotu zwiększa operowaną liczbę o jedną sztukę.

Ten model sprawdza się wtedy, gdy tożsamość konkretnego egzemplarza nie ma znaczenia.

Unikat

Unikat jest konkretnym egzemplarzem posiadającym własną historię. Może mieć numer seryjny, własny QR i RFID, indywidualną lokalizację, datę zakupu, historię wydań, aktualną osobę odpowiedzialną oraz własny stan techniczny.

Przykładami są wkrętarka, laptop, miernik, telewizor, odkurzacz przemysłowy, sterownik lub specjalistyczne urządzenie. System odróżnia poszczególne sztuki, nawet jeżeli są tego samego modelu.

Komplet

Komplet jest zestawem wydawanym jako jedna całość, ale złożonym z kilku elementów. Może to być skrzynia narzędziowa, zestaw montażowy, komplet oświetlenia, zestaw pomiarowy, pakiet audiowizualny albo wyposażenie samochodu serwisowego.

W skład kompletu mogą wejść konkretne unikaty oraz określone ilości przedmiotów seryjnych.

Komplet otrzymuje własny QR. Po jego zeskanowaniu system otwiera checklistę zawartości. Magazynier potwierdza każdy wymagany unikat, liczbę elementów seryjnych oraz stan składników.

Element znajdujący się wewnątrz kompletu nie powinien być równocześnie pokazywany jako luźno dostępny.

Jeżeli po zwrocie brakuje jednego składnika, pozostałe rzeczy wracają do zestawu, a brakujący element pozostaje na wydaniu. Komplet otrzymuje status niekompletnego i nie może być ponownie zarezerwowany.

QR czy RFID do ewidencji narzędzi?

QR i RFID nie muszą być konkurencyjnymi rozwiązaniami. W jednym systemie można wykorzystywać obie technologie zgodnie z rodzajem przedmiotu oraz sposobem pracy.

Kody QR

Kod QR jest tani, prosty do wydrukowania i możliwy do odczytania aparatem zwykłego tabletu lub telefonu.

Dobrze sprawdza się przy kartotekach przedmiotów seryjnych, lokalizacjach, kontenerach, sekcjach, kompletach, paklistach oraz przyjęciach i wydaniach wykonywanych pojedynczo.

Do rozpoczęcia pracy wystarczy wydruk etykiety oraz urządzenie z kamerą.

RFID

RFID umożliwia identyfikowanie konkretnego oznaczonego egzemplarza za pomocą czytnika.

Dobrze sprawdza się przy elektronarzędziach, urządzeniach o większej wartości, sprzęcie z numerem seryjnym, rzeczach często przekazywanych pomiędzy pracownikami oraz unikatowych elementach wyposażenia.

Czytnik może działać jako urządzenie HID, czyli przekazywać identyfikator do aplikacji podobnie jak klawiatura lub skaner kodów.

System sprawdza unikalność identyfikatora. Ten sam chip nie może być przypisany do dwóch egzemplarzy.

QR i RFID w jednym procesie

Przykładowa konfiguracja może wyglądać następująco:

• lokalizacje mają QR;
• przedmioty seryjne mają wspólny QR kartoteki;
• unikaty mają własny QR i RFID;
• komplety mają nadrzędny QR;
• pracownik używa czytnika RFID do urządzeń i kamery do lokalizacji.

Aplikacja może obsługiwać kamerę oraz wejście HID równolegle. Technologia identyfikacji nie zmienia procesu. Skan zawsze odbywa się w ramach konkretnej operacji: przyjęcia, wydania, zwrotu lub inwentaryzacji.

Lokalizacje i rezerwacje

Lokalizacja narzędzi: magazyn, kontener i sekcja

Ewidencja sprzętu powinna pokazywać dokładne miejsce przechowywania.

Informacja „znajduje się w magazynie głównym” jest mało użyteczna, jeżeli pracownik nadal musi szukać przedmiotu w kilku pomieszczeniach, regałach albo kontenerach.

System może odwzorować rzeczywistą strukturę:

1. Magazyn główny
2. Kontener A
3. Sekcja elektronarzędzia

Każda lokalizacja otrzymuje identyfikator oraz QR.

Przy przyjęciu albo zwrocie magazynier skanuje miejsce docelowe. Nie musi osobno wybierać magazynu, kontenera i sekcji z kilku rozwijanych list.

Jeżeli kontener został podzielony na sekcje, stan jest przechowywany na poziomie sekcji. Jeżeli nie ma sekcji, lokalizacją końcową może być sam kontener.

Takie rozwiązanie ogranicza mało precyzyjne wpisy i ułatwia późniejszą inwentaryzację.

Kategorie pomagają szukać, lokalizacje pomagają znaleźć

Kategoria i lokalizacja odpowiadają na dwa różne pytania.

Kategoria: czego szukam?

Lokalizacja: gdzie fizycznie to leży?

Wkrętarka może należeć do kategorii Narzędzia – elektronarzędzia – wkrętarki, a znajdować się w lokalizacji Magazyn główny – kontener techniczny – sekcja 04.

Rozdzielenie kategorii i lokalizacji pozwala zmieniać układ magazynu bez przebudowy katalogu rzeczy. Ułatwia również wyszukiwanie wszystkich urządzeń danego typu, niezależnie od tego, gdzie aktualnie się znajdują.

Rezerwacja sprzętu na przyszły termin

Bieżący stan magazynowy nie odpowiada na pytanie, czy sprzęt będzie dostępny za dwa tygodnie.

System rezerwacji powinien uwzględniać okres projektu, wcześniejsze przygotowanie, transport, montaż, demontaż, planowany powrót oraz czas potrzebny na kontrolę, czyszczenie lub naprawę.

Przedmiot może być dzisiaj dostępny, ale zarezerwowany na termin pokrywający się z kolejnym projektem.

Dla przedmiotów seryjnych system blokuje odpowiednią liczbę sztuk. Dla unikatów rezerwuje konkretne egzemplarze.

Ten sam zasób może obsłużyć kilka realizacji, jeżeli zakresy dat się nie pokrywają, a przewidywany powrót zapewnia wystarczający czas na przygotowanie.

Konflikt rezerwacji powinien być sprawdzany po stronie systemu. Ostrzeżenie wizualne nie wystarcza, jeżeli użytkownik może mimo niego obiecać ten sam sprzęt dwóm projektom.

Kalendarz wydań, rezerwacji i zwrotów

Kalendarz magazynu może łączyć przyszłe rezerwacje, bieżące wydania, projekty, wydania pracownikom, planowane daty zwrotu, dostępność w kolejnych okresach oraz konflikty terminów.

Biuro widzi, kiedy sprzęt powinien wrócić i czy można zaplanować jego ponowne wykorzystanie.

Planowana data zwrotu nie daje jednak pewności, że sprzęt od razu stanie się dostępny. Przedmiot może wrócić uszkodzony, zabrudzony albo niekompletny. Dlatego kalkulacja dostępności powinna uwzględniać aktualny stan, a nie wyłącznie datę zakończenia wcześniejszej realizacji.

Inwentaryzacja narzędzi bez bezpośredniego nadpisywania stanu

Inwentaryzacja powinna dokumentować to, co pracownik rzeczywiście znalazł. Nie powinna od razu usuwać brakujących rzeczy ani zwiększać stanu o wykryte nadwyżki.

Bezpieczny proces składa się z dwóch etapów.

Spis z natury

Pracownik:

1. skanuje lokalizację;
2. skanuje znajdujące się w niej QR i RFID;
3. widzi tworzącą się listę;
4. poprawia ilość lub stan, jeżeli jest to potrzebne;
5. wysyła raport.

Po wysłaniu raport staje się nieedytowalny.

Rozliczenie różnic

System porównuje stan stwierdzony ze stanem oczekiwanym.

Jeżeli wszystko się zgadza, raport może zostać zamknięty automatycznie.

Rozbieżności trafiają do uprawnionej osoby. Może ona ustalić, że przedmiot został odnaleziony, znajduje się w innej lokalizacji, ma inny stan, jest rzeczywistą nadwyżką, pozostaje zagubiony albo powinien trafić do likwidacji.

Brakująca rzecz może zostać tymczasowo oznaczona jako „zagubiona – do wyjaśnienia”. Pozostaje w majątku firmy, ale nie może być rezerwowana ani wydawana.

Dzięki temu inwentaryzacja zachowuje historię i odpowiedzialność. Pracownik wykonujący spis nie może jednym kliknięciem usunąć sprzętu z ewidencji.

Likwidacja sprzętu z zachowaniem historii

Usunięcie pustej kartoteki i likwidacja fizycznego przedmiotu to dwie różne operacje.

Kartotekę, która nie posiada stanu ani historii, można usunąć jako omyłkowo utworzony wpis.

Przedmiot posiadający stan, zakupy, wydania, rezerwacje, ruchy albo historię inwentaryzacji powinien zostać zlikwidowany kontrolowanym procesem.

Protokół likwidacji może zawierać automatyczny numer, powód, pozycje i ilości, konkretne unikaty, autora, osobę zatwierdzającą, datę oraz dokument PDF.

Stan zmniejsza się dopiero po zatwierdzeniu protokołu przez osobę posiadającą odpowiednie uprawnienie.

Jak ewidencja narzędzi może łączyć się z CRM-em projektowym, zakupami i fakturami?

Samodzielny system ewidencji sprzętu może obsługiwać kartoteki, lokalizacje, wydania, zwroty, QR, RFID i inwentaryzację.

Większe możliwości powstają wtedy, gdy magazyn korzysta z danych z całego procesu projektowego.

W jednym z wdrożonych przez nas systemów magazyn został połączony z katalogiem produktów, wyposażeniem projektów, kalendarzem realizacji, rezerwacjami, oprogramowaniem do zarządzania zakupami, obiegiem faktur, kontrolą kosztów projektu oraz użytkownikami CRM-u dopasowanego do procesu firmy.

Dzięki temu jedna informacja może przejść od planowania projektu do fizycznego wydania bez ponownego przepisywania.

1. Zapytanie klienta
2. Oferta
3. Projekt
4. Wyposażenie i zapotrzebowanie
5. Sprawdzenie dostępności
6. Rezerwacja albo wniosek zakupowy
7. Zakup i faktura
8. Oczekiwana dostawa
9. Przyjęcie
10. Paklista i wydanie
11. Zwrot
12. Ponowne wykorzystanie

Wyposażenie projektu tworzy zapotrzebowanie

Pozycja w projekcie nie zawsze odpowiada jednej rzeczy z magazynu.

Przykładowe „stanowisko barowe” może wymagać jednej lady, dwóch hokerów, jednego zestawu oświetlenia i jednego przewodu.

System może połączyć pozycję projektową z kilkoma kartotekami i zastosować odpowiednie mnożniki.

Jeżeli projekt zawiera trzy stanowiska, zapotrzebowanie wyniesie trzy lady, sześć hokerów, trzy zestawy oświetlenia i trzy przewody.

Kierownik projektu nie musi ręcznie tworzyć drugiej listy dla magazynu.

Terminy projektu wyznaczają rezerwację

CRM zna datę montażu, realizacji i demontażu. System może dodać firmowe bufory na wcześniejsze pakowanie, transport, późniejszy zwrot, kontrolę i czyszczenie.

Na tej podstawie sprawdza dostępność w całym potrzebnym okresie.

Brak może uruchomić wniosek zakupowy

Jeżeli magazyn nie pokrywa zapotrzebowania, system może pokazać brakującą ilość, konflikt z innym projektem, przewidywany zwrot oraz termin, do którego sprzęt jest potrzebny.

Na tej podstawie użytkownik może utworzyć wniosek zakupowy. Dane projektu, ilość oraz wymagany termin są już znane. Pracownik nie musi przepisywać ich do kolejnego formularza.

Zaakceptowany zakup trafia do kolejki dostaw

Po akceptacji zakupu magazyn może otrzymać informację, co ma przyjechać, od którego dostawcy, w jakiej ilości, w jakim terminie, dla którego projektu, czy zakup ma trafić na stan firmy oraz ile zostało już przyjęte.

Magazynier widzi dane logistyczne bez konieczności udostępniania mu finansów projektu.

Koszt i fizyczny przedmiot zachowują wspólne źródło

Faktura przechowuje informacje finansowe: wartość netto i brutto, VAT, walutę, podział kosztu oraz wpływ na wynik projektu.

Magazyn przechowuje fizyczny stan, lokalizację, sposób ewidencji, wydania oraz dalszy cykl życia.

Oba obszary pozostają połączone ze źródłowym zakupem. Firma może więc sprawdzić zarówno koszt, jak i dalsze wykorzystanie kupionego przedmiotu.

Zakup może mieć trzy przeznaczenia

Zakup na projekt. Przedmiot został kupiony wyłącznie dla konkretnej realizacji i po przyjęciu jest dla niej rezerwowany.

Zakup na stan. Przedmiot zasila ogólny zapas firmy i może być wykorzystany w różnych projektach.

Projekt i stan. Koszt obciąża konkretny projekt, ponieważ to on spowodował zakup. Po zakończeniu realizacji rzecz pozostaje jednak majątkiem firmy.

Przykładem mogą być krzesła kupione dla jednego stoiska. Pierwszy projekt pokrywa koszt zakupu, ale po demontażu wyposażenie wraca do magazynu i może pracować na kolejnych realizacjach.

To połączenie daje zarządowi informację, której nie zapewnia ani sam CRM, ani osobny program magazynowy: który projekt sfinansował nowy majątek, czy przedmiot wrócił, jak często był później używany, czy nadal znajduje się w firmie i czy jego zakup ograniczył przyszłe koszty.

Przykład: zakup 20 krzeseł pod projekt

Firma kupuje 20 krzeseł potrzebnych do konkretnej realizacji.

1. Pozycja faktury zostaje przypisana kosztowo do projektu.
2. Zakup otrzymuje przeznaczenie „projekt i stan”.
3. Termin dostawy trafia do kolejki magazynu.
4. Magazynier widzi oczekiwane 20 sztuk.
5. Skanuje docelową sekcję.
6. Wybiera lub tworzy kartotekę krzesła.
7. Przyjmuje dostawę.
8. System automatycznie rezerwuje sprzęt dla projektu.
9. Rezerwacja tworzy paklistę.
10. Podczas wydania kolejne skany odznaczają przygotowane sztuki.
11. Po zakończeniu projektu 18 krzeseł wraca jako sprawne.
12. Dwa trafiają do czyszczenia.

Wszystkie 20 sztuk pozostaje majątkiem firmy, ale do kolejnej natychmiastowej rezerwacji dostępnych jest 18.

Przykład: wkrętarka wydana technikowi

Wkrętarka zostaje utworzona jako unikat. Kartoteka przechowuje model, numer seryjny, QR, RFID, stan, lokalizację oraz historię.

Magazynier skanuje pracownika i urządzenie. System zapisuje wydanie na konkretną osobę. Próba ponownego wydania tego samego RFID zostaje zablokowana.

Podczas zwrotu aplikacja sama rozpoznaje, kto posiadał sprzęt. Magazynier ocenia stan i wybiera miejsce odłożenia.

Jeżeli wkrętarka wróci uszkodzona, pozostaje w ewidencji oraz w magazynie, ale nie jest dostępna do kolejnego wydania.

Przykład: komplet narzędzi montażowych

Firma tworzy zestaw składający się z wkrętarki, miernika, ładowarki, zestawu bitów i przewodów. Komplet otrzymuje jeden nadrzędny QR.

Przy wydaniu skan QR uruchamia checklistę. Magazynier potwierdza obecność każdego elementu.

Po zakończeniu pracy zestaw wraca bez miernika. System przyjmuje pozostałe składniki, pozostawia miernik na aktywnym wydaniu, oznacza komplet jako niekompletny i blokuje kolejną rezerwację zestawu.

Po późniejszym zwrocie miernika komplet może odzyskać status gotowego do użycia.

Ewidencja może działać na zwykłym tablecie

Etykiety QR można drukować bez drogiego zaplecza

System może generować etykiety dla kartotek seryjnych, unikatów, kompletów, magazynów, kontenerów i sekcji.

Etykieta może być dostępna jako PDF albo PNG. Druk może odbywać się na zwykłej drukarce, przez drukarkę sieciową, na niedrogiej termicznej drukarce Bluetooth lub bezpośrednio z aplikacji Android.

W jednym z wdrożeń aplikacja komunikuje się z drukarką przez Bluetooth Classic i wysyła dane w formacie TSPL/TSPL2. Etykieta może zostać przygotowana jako czarno-biała bitmapa, dzięki czemu polskie znaki i układ nie zależą od czcionek zapisanych w samej drukarce.

Firma nie musi rozpoczynać projektu od rozbudowanej infrastruktury druku.

Podstawowe stanowisko może składać się z tabletu, uchwytu lub podstawki, aparatu do odczytu QR, opcjonalnego skanera HID, opcjonalnego czytnika RFID, niedrogiej drukarki etykiet Bluetooth oraz połączenia z Wi-Fi albo internetem mobilnym.

Tablet może jednocześnie odbierać skany z kamery i urządzenia HID. Ręczny wybór pozostaje dostępny na wypadek uszkodzonej etykiety albo awarii czytnika.

Urządzenia przemysłowe mają sens tam, gdzie potrzebna jest większa odporność na upadki, pył, wilgoć, niską temperaturę albo bardzo intensywną pracę.

Nie są jednak technicznym warunkiem uruchomienia pełnego procesu przyjęć, wydań, zwrotów i inwentaryzacji.

Zaawansowany system ewidencji sprzętu może działać na urządzeniach dostępnych w zwykłym sklepie z elektroniką.

Aplikacja tabletowa pokazuje tylko potrzebne funkcje

Magazynier nie potrzebuje dostępu do poczty klienta, całej kartoteki CRM, marży projektu, cen sprzedażowych, danych księgowych ani pełnej dokumentacji handlowej.

Jego konto może pokazywać przyjęcia, oczekiwane dostawy, paklisty, wydania, zwroty, inwentaryzację, kalendarz oraz bezpieczny zakres informacji o projektach.

Ograniczony interfejs skraca naukę systemu i zmniejsza ryzyko przypadkowej zmiany danych spoza odpowiedzialności pracownika.

Uprawnienia chronią majątek i konfigurację

Nie każda osoba korzystająca z ewidencji powinna mieć możliwość wykonywania wszystkich działań.

System może osobno kontrolować uprawnienia do:

• przeglądania magazynu i korzystania z aplikacji tabletowej;
• tworzenia i edytowania kartotek;
• przyjmowania dostaw i wydawania sprzętu;
• wykonywania inwentaryzacji;
• przesuwania i korygowania stanów;
• tworzenia lokalizacji;
• rezerwowania zasobów i anulowania rezerwacji;
• przypisywania RFID i drukowania etykiet;
• weryfikowania różnic i zatwierdzania likwidacji;
• zmiany ustawień magazynu.

Ruch magazynowy zapisuje operatora i datę. Firma może więc ustalić, kto wykonał konkretną operację oraz na jakiej podstawie zmienił się stan.

Sesja skanowania nie powinna zmieniać stanu przed finalizacją

Pracownik może rozpocząć pakowanie i zostać od niego chwilowo odciągnięty.

Dlatego system może przechowywać aktywną sesję: zeskanowane pozycje, postęp paklisty, ostatnią operację, niewyjaśnione braki oraz elementy dodatkowe. Sesję można wznowić.

Sam fakt zeskanowania przedmiotu nie musi jeszcze oznaczać zmiany stanu. Ewidencja jest aktualizowana dopiero po prawidłowym zakończeniu operacji.

Dzięki temu przerwany ekran, przypadkowe zamknięcie aplikacji albo niedokończona paklista nie tworzą rozjazdu pomiędzy stanem rzeczywistym i systemowym.

Pracownik może również cofnąć ostatni skan bez ręcznego wykonywania przeciwnej korekty magazynowej.

Jakie korzyści daje system ewidencji narzędzi?

Firma wie, kto posiada sprzęt

Wydania są powiązane z pracownikiem albo projektem. Odpowiedzialność nie zależy od pamięci kierownika i wiadomości na komunikatorze.

Spada liczba zakupów wykonywanych na wszelki wypadek

Przed zakupem można sprawdzić stan, wydania, rezerwacje i planowane powroty. Firma odróżnia rzeczywisty brak od sprzętu chwilowo używanego w innym miejscu.

Zmniejsza się liczba konfliktów pomiędzy projektami

Rezerwacja wykorzystuje terminy i blokuje nakładające się zapotrzebowanie.

Pakowanie jest szybsze

Paklista powstaje na podstawie projektu, a kolejne skany automatycznie aktualizują postęp.

Niepełny zestaw nie wyjedzie bez kontroli

Checklista wymaga potwierdzenia składników, a brak blokuje zakończenie operacji.

Stan magazynowy jest bardziej wiarygodny

Przyjęcia, wydania, zwroty i przesunięcia tworzą historię ruchów. Zmiana następuje dopiero po prawidłowej finalizacji.

Zwrot nie wymaga odtwarzania historii

Po skanie system odnajduje aktywne wydanie i proponuje dalsze kroki.

Sprzęt uszkodzony nie jest liczony jako dostępny

Stan fizyczny i rezerwowalność są rozdzielone.

Inwentaryzacja nie usuwa majątku bez śladu

Spis z natury i rozliczenie różnic są oddzielnymi etapami.

Zakup pozostaje powiązany z dalszym wykorzystaniem

Firma może zobaczyć, który projekt sfinansował sprzęt i jak przedmiot był później wykorzystywany.

Kiedy prosta ewidencja w arkuszu może wystarczyć?

Arkusz może być wystarczający, jeżeli firma:

• posiada niewiele rzeczy;
• przechowuje wszystko w jednym miejscu;
• prawie nie wydaje sprzętu pracownikom;
• nie rezerwuje wyposażenia na przyszłe terminy;
• nie tworzy kompletów;
• nie potrzebuje historii odpowiedzialności;
• przeprowadza rzadkie, proste inwentaryzacje.

W takiej sytuacji budowa dedykowanego systemu może nie być uzasadniona.

Kiedy warto wdrożyć system ewidencji sprzętu?

System zaczyna dawać istotną wartość, gdy:

• sprzęt jest regularnie wydawany pracownikom;
• firma posiada kilka magazynów lub lokalizacji;
• te same zasoby pracują na wielu projektach;
• rzeczy mają wracać w określonych terminach;
• występują konflikty rezerwacji;
• ważna jest tożsamość konkretnego egzemplarza;
• używane są zestawy i komplety;
• braki są wykrywane dopiero podczas pakowania;
• stan jest poprawiany po fakcie;
• sprzęt często wraca uszkodzony albo niekompletny;
• zakupy projektowe później pozostają majątkiem firmy;
• inwentaryzacja wymaga ręcznego porównywania kilku źródeł.

Czy ewidencja narzędzi jest pełnym systemem WMS?

Opisany zakres obejmuje kartoteki, stany, lokalizacje, przyjęcia, wydania, zwroty, rezerwacje, paklisty, komplety, QR, RFID, inwentaryzację, likwidację oraz powiązanie z projektami i zakupami.

Dla wielu firm usługowych, technicznych, montażowych, projektowych i eventowych taki dedykowany system ERP jest wystarczający i lepiej dopasowany niż rozbudowany WMS przeznaczony do dużej dystrybucji.

Pełny WMS może być potrzebny, gdy przedsiębiorstwo wymaga między innymi zaawansowanych fal kompletacji, automatycznego rozmieszczania towaru, zarządzania partiami i datami ważności, obsługi bardzo dużej liczby zleceń, automatyki magazynowej, optymalizacji tras kompletacyjnych albo integracji z regałami automatycznymi.

Zakres systemu powinien wynikać z realnej pracy przedsiębiorstwa, a nie z samej nazwy kategorii oprogramowania.

Takie rozwiązania wdrażamy lokalnie i zdalnie. Przykładem obszarów, w których procesy projektowe i magazynowe często się spotykają, są firmy działające w okolicach Grodziska Mazowieckiego i Mszczonowa.

Ewidencja powinna powstawać podczas pracy

Największa wartość QR, RFID i aplikacji tabletowej nie polega na zastąpieniu papierowej tabeli elektronicznym formularzem.

System powinien wykorzystywać kontekst wykonywanej czynności.

• Podczas wydania zna projekt, rezerwację i paklistę.
• Podczas zwrotu odnajduje aktywne wydanie.
• Podczas przyjęcia korzysta z danych zakupu.
• Podczas inwentaryzacji porównuje skany ze stanem oczekiwanym.

Pracownik podejmuje decyzje, których nie można ustalić automatycznie. System pilnuje kolejności, kompletności i spójności całego procesu.

Dzięki temu ewidencja nie jest dodatkowym obowiązkiem wykonywanym po zakończeniu pracy. Powstaje jako rezultat prawidłowo wykonanego przyjęcia, wydania, zwrotu albo spisu.

Najczęstsze pytania

Jak prowadzić ewidencję narzędzi w firmie?

Każde narzędzie powinno mieć kartotekę albo należeć do kartoteki seryjnej. System powinien zapisywać lokalizację, stan, wydania, osobę odpowiedzialną, planowany zwrot i historię ruchów. Przy większej liczbie rzeczy warto wykorzystać QR lub RFID, aby operacje powstawały podczas skanowania.

Czy każde narzędzie musi mieć osobny kod QR?

Nie. Identyczne przedmioty mogą być ewidencjonowane ilościowo pod jednym QR kartoteki. Osobne oznaczenie jest potrzebne wtedy, gdy firma chce śledzić konkretny egzemplarz, jego numer seryjny, stan i historię.

Co lepiej wybrać do ewidencji sprzętu: QR czy RFID?

QR jest tańszy i można go odczytać kamerą zwykłego telefonu lub tabletu. RFID sprawdza się przy unikatowych urządzeniach i częstych wydaniach konkretnych egzemplarzy. W praktyce oba rozwiązania mogą działać równolegle w jednym systemie.

Czy system może wydawać narzędzia konkretnym pracownikom?

Tak. Wydanie może przechowywać osobę odpowiedzialną, datę, konkretny egzemplarz, planowany zwrot i historię częściowych zwrotów. Ponowne wydanie tego samego unikatu jest blokowane do czasu rozliczenia poprzedniej operacji.

Czy można rezerwować sprzęt na przyszły projekt?

Tak. System może rezerwować ilości albo konkretne egzemplarze w określonym zakresie dat. Może również uwzględniać bufor na pakowanie, transport, zwrot, czyszczenie i kontrolę.

Czy zestaw narzędzi może mieć jeden kod QR?

Tak. Komplet może otrzymać nadrzędny QR. Po jego zeskanowaniu system pokazuje checklistę składników i blokuje wydanie, jeżeli brakuje wymaganego elementu.

Czy system ewidencji narzędzi może działać na zwykłym tablecie?

Tak. Aplikacja może działać na konsumenckim tablecie z Androidem i korzystać z aparatu, czytnika RFID, skanera HID oraz drukarki Bluetooth. Terminal przemysłowy jest potrzebny głównie wtedy, gdy środowisko wymaga podwyższonej odporności sprzętu.

Co dzieje się ze sprzętem zwróconym jako uszkodzony?

Przedmiot wraca do ewidencji i otrzymuje odpowiedni stan, na przykład „do naprawy”. Znajduje się fizycznie w firmie, ale pozostaje niedostępny do rezerwacji i wydania do czasu zmiany stanu.

Czy zakupiony sprzęt może być kosztem projektu i później zostać na magazynie?

Tak. Zakup może obciążyć budżet konkretnego projektu, a po zakończeniu realizacji przedmiot może pozostać majątkiem firmy i być wykorzystywany w kolejnych zleceniach.

Czy system może obsługiwać kilka magazynów?

Tak. Lokalizacje mogą mieć strukturę obejmującą magazyny, kontenery i sekcje. Każdy poziom może otrzymać QR, a stan jest przechowywany w dokładnym miejscu, w którym rzeczywiście znajduje się przedmiot.

Czy inwentaryzacja automatycznie zmienia stan?

Nie powinna. Najpierw pracownik wykonuje spis z natury, a następnie uprawniona osoba rozlicza różnice. Pozwala to zachować historię i zapobiega usuwaniu brakujących rzeczy bez wyjaśnienia.

Czy taki system zastępuje pełny WMS?

Zależy od procesu. Dla firm projektowych, technicznych, usługowych i montażowych opisany zakres może być wystarczający. Przedsiębiorstwa prowadzące zaawansowaną logistykę dystrybucyjną mogą potrzebować pełnego WMS-u.

Pokaż nam jedno wydanie, zwrot albo przyjęcie

Nie musisz przygotowywać kompletnej specyfikacji systemu.

Pokaż nam:

• jak oznaczacie rzeczy;
• komu wydajecie sprzęt;
• jak sprawdzacie zwroty;
• gdzie zapisujecie lokalizacje;
• jak powstają paklisty;
• kiedy wykrywacie braki;
• jak wygląda inwentaryzacja.

Na podstawie jednej rzeczywistej operacji możemy ocenić, które dane system już posiada, co może zostać odczytane przez QR lub RFID i które decyzje rzeczywiście powinien podejmować pracownik.