Zanim kupisz system, sprawdźmy, co naprawdę trzeba naprawić.
Raport trwa trzy dni, odpowiedzialność znika między działami, a te same dane są wpisywane kilka razy. To nie zawsze oznacza, że potrzebujesz dużego ERP. Audyt procesu pozwala oddzielić irytację od problemu wartego inwestycji i wybrać pierwszy krok bez kupowania technologii na zapas.
Panel operacyjny
Dobry audyt kończy się decyzją, nie prezentacją o transformacji cyfrowej.
Po spotkaniu powinno być jasne, gdzie leży problem, jakie dane są potrzebne, kto odpowiada za kolejne kroki i od czego zacząć. Równie ważny może być wniosek, że własny system nie jest jeszcze potrzebny.
Poznajemy działy, role i zależności
Bierzemy prawdziwą sprawę i sprawdzamy, przez jakie obszary firmy przechodzi, gdzie pojawiają się telefony, kopie arkuszy oraz decyzje bez śladu. Dzięki temu lokalny problem nie jest oceniany w oderwaniu od reszty pracy.
- sprzedaż
- operacje
- administracja
Oddzielamy irytację od problemu wartego inwestycji
Nie każda ręczna czynność wymaga systemu. Oceniamy częstotliwość, czas, ryzyko błędu i wpływ na inne działy, a priorytety ustalamy wspólnie z klientem.
- czas
- pieniądze
- ryzyko
Powstaje mapa i zakres modułów priorytetowych
Opisujemy użytkowników, wspólne dane, reguły, widoki, raporty i integracje. Zakres jest konkretny do wyceny, ale pozostawia miejsce na wyjątki, które wyjdą podczas pracy użytkowników.
- wspólna architektura
- jasny zakres
- budżet
Po audycie wiadomo, jaki jest następny krok
Może nim być moduł dla priorytetowego obszaru, konfiguracja narzędzia, integracja albo uporządkowanie danych. Użytkownicy testują rozwiązanie na rzeczywistych sprawach, a klient decyduje, czy i gdzie rozwijać je dalej.
- test na żywo
- poprawki
- decyzja klienta
Przynieś jeden arkusz, mail albo raport, który najlepiej pokazuje, gdzie firma traci cierpliwość.
Wystarczy konkretny przykład. Przejdziemy przez proces, nazwiemy koszt i ryzyko, a na końcu ustalimy następny krok. Może nim być dedykowany system, gotowe narzędzie, integracja albo zwykła zmiana sposobu pracy.
Mapa firmy i pierwszy zakres
Audyt procesu: od „coś tu nie działa” do konkretnego planu
Podczas krótkiej rozmowy ustalamy, gdzie ginie informacja, kto dopisuje dane ręcznie, jakie decyzje zapadają za późno i który fragment warto uporządkować najpierw. Efektem ma być kierunek oraz zakres do dalszej pracy.
mapa procesu i problemów
wstępny zakres modułu lub automatyzacji
decyzja: dedykowany system, gotowe narzędzie albo integracja