Automatyzacja procesów, która naprawdę usuwa ręczną pracę.
Ktoś pobiera załącznik z maila, przepisuje dane do arkusza, wysyła prośbę o zgodę i trzy dni później pyta, czy sprawa ruszyła. Taki łańcuch można skrócić, ale najpierw trzeba dobrze opisać reguły, wyjątki i osobę odpowiedzialną za decyzję.
Panel operacyjny
Najlepsza automatyzacja robi swoje po cichu. Zespół po prostu przestaje przepisywać.
System ma przejąć przewidywalne kroki, a ludziom zostawić decyzje, wyjątki i kontakt z klientem. Nie automatyzujemy bałaganu w ciemno, bo wtedy firma dostaje ten sam problem, tylko szybszy i trudniejszy do zatrzymania.
Dokument trafia od razu do właściwej sprawy
Załącznik, formularz albo wiadomość mogą zostać rozpoznane, opisane i połączone z klientem, projektem lub zleceniem. System od razu pokazuje też, czego brakuje.
- mniej przepisywania
- szybsza obsługa
- historia decyzji
Akceptacja ma status, termin i właściciela
Osoba decyzyjna dostaje potrzebny kontekst, a właściciel procesu widzi, czy sprawa czeka na zgodę, uzupełnienie danych czy wykonanie kolejnego kroku.
- limity i reguły
- powiadomienia
- jasna odpowiedzialność
Raport powstaje z danych zebranych przy pracy
Zamiast prosić zespół o kolejną tabelę, system zbiera informacje z procesu i pokazuje koszty, przychody, obciążenie, terminy oraz miejsca wymagające uwagi.
- widok zarządczy
- alerty
- decyzje na danych
AI przyspiesza powtarzalne kroki, człowiek zatwierdza wynik
AI może sklasyfikować mail, odczytać dane z dokumentu, przygotować podsumowanie lub roboczą odpowiedź. Pracownik weryfikuje i zatwierdza każdy przygotowany wynik.
- kontrola człowieka
- mniej błędów
- szybszy start spraw
Znajdźmy proces, przy którym najczęściej pada: „przecież te dane już gdzieś są”.
Na jednym przykładzie odtworzymy obieg i jego zależności z innymi obszarami firmy. Ustalimy, czy wystarczy pojedyncza automatyzacja, czy powinna być częścią szerszego modułu systemu.
Zakres automatyzacji
Automatyzacja potrzebuje właściciela, jasnych reguł i sensownego miernika
Dobrym początkiem jest proces, który powtarza się często i ma czytelny wynik: dokument jest kompletny, koszt zaakceptowany, dane poprawnie uzupełnione, klient poinformowany. Sprawdzamy też, skąd pochodzą dane i które działy będą ich potrzebować później. Dopiero potem wybieramy ekran, integrację i technologię.
mniej ręcznego przepisywania między systemami
jedno miejsce na status sprawy i odpowiedzialność
spójny zakres wdrożenia opisany językiem procesu, nie technologii