W każdej rozwijającej się firmie przychodzi moment, w którym procesy, które kiedyś działały – oparte na papierze i słownych ustaleniach – stają się hamulcem rozwoju. Generują chaos, frustrację i ukryte koszty. Miałem okazję obserwować i rozwiązać ten problem od środka, digitalizując dwa kluczowe procesy: wnioski urlopowe i zakupowe.
Diagnoza problemu: gdzie uciekał czas i pieniądze?
Przed wdrożeniem zmian, oba procesy, choć z pozoru proste, były źródłem nieustannych problemów:
1. Chaos w urlopach:
- Gubione wnioski: papierowe dokumenty ginęły w drodze między pracownikiem, brygadzistą, kierownikiem a działem kadr. Często nie zostawał po nich żaden ślad.
- Brak informacji: kadrowa musiała dzwonić do nieobecnych pracowników, aby dowiedzieć się, czy są na urlopie, czy może na zwolnieniu lekarskim, bo wniosek nie dotarł na czas.
- Długi czas akceptacji: proces angażował co najmniej 3 osoby. Nawet zakładając optymistycznie, że każda z nich poświęciła tylko 15 minut, łączny czas “pracy” nad jednym wnioskiem wynosił 45 minut. W rzeczywistości, z powodu poszukiwania informacji czy osób, było to znacznie więcej.
2. Paraliż zakupowy:
- Brak podpisów: w dynamicznej branży targowej decyzje zakupowe muszą być podejmowane natychmiast. Czekanie na fizyczny podpis osoby uprawnionej, która była poza biurem, było niemożliwe. Prowadziło to do “akceptacji telefonicznych”, po których nie zostawał żaden cyfrowy ślad.
- Strata czasu: proces angażujący dział zakupów, osobę akceptującą i księgowość, oparty na telefonach i ustnych ustaleniach, generował ogromne straty czasu – często od 1 do 1,5 roboczogodziny na jedno proste zapotrzebowanie.
Rozwiązanie: prostota, dostępność i automatyzacja
Kluczem do rozwiązania nie było wdrożenie drogiego, skomplikowanego systemu, ale inteligentne wykorzystanie narzędzi, które firma już posiadała w ramach pakietu Microsoft 365.
- Dla wniosków urlopowych: stworzyliśmy prosty formularz w Microsoft Forms. Aby zapewnić dostęp każdemu, nawet pracownikom produkcyjnym bez stałego dostępu do komputera, w kluczowych miejscach w firmie (produkcja, magazyn, biuro) umieściliśmy kod QR. Pracownik po prostu skanował go swoim smartfonem, wypełniał 5 pól, a reszta działa się automatycznie.
- Dla wniosków zakupowych: tu również wykorzystaliśmy Microsoft Forms, ale z jednym kluczowym zabezpieczeniem – formularz wymagał zalogowania się na konto firmowe. Gwarantowało to, że wnioski mogły składać tylko uprawnione osoby.
- “Niewidzialny pracownik” (Power Automate): za kulisami obu formularzy działały przepływy pracy stworzone w Power Automate:
- Wniosek był natychmiast wysyłany mailem do odpowiedniego przełożonego z przyciskami “Akceptuj” / “Odrzuć”.
- W przypadku urlopów, kierownik miał łatwy dostęp do ogólnodostępnego, zawsze aktualnego kalendarza urlopów, co ułatwiało decyzję.
- Po akceptacji, pracownik otrzymywał maila z potwierdzeniem, a dział kadr lub księgowości gotowy, sformatowany wniosek w formie pliku Word z cyfrowym śladem akceptacji.
Rezultaty: konkretne, mierzalne korzyści
Transformacja z papieru na system cyfrowy przyniosła natychmiastowe i spektakularne efekty:
- Czas akceptacji wniosku urlopowego: skrócony z ~45 minut do średnio 15 minut. Najszybszy zanotowany czas: 3 minuty.
- Czas akceptacji wniosku zakupowego: skrócony z ~1-1,5 godziny do średnio 20 minut. Najszybszy zanotowany czas: 9 minut.
- Pełna transparentność: każdy wniosek i każda decyzja pozostawiały po sobie jasny ślad cyfrowy, co wyeliminowało nieporozumienia i ryzyko błędów na każdym etapie.
W liczbach, mówimy o potencjalnej oszczędności od pół do godziny na jednym wniosku. Jeżeli firma ma około 10 wniosków w tygodniu (bardzo mała skala), to potencjalnie oszczędza od 5 do 10 roboczogodzin w tygodniu. W miesiącu, jest to od 20 do 40 roboczogodzin całego zespołu – czyli od 1 000 do 2 000 zł realnej oszczędności.
Ta historia pokazuje, że cyfryzacja nie musi być skomplikowana. Czasem najprostsze, inteligentnie wdrożone narzędzia potrafią przynieść największe korzyści dla biznesu.
Leave a Reply